• Faire la copie jusqu'au groupe afin de copier la saison entière.
   
• Assurez-vous que la saison, sous-saison, activités et groupes dont vous souhaitez ouvrir les inscriptions soient bien active. Si n'est pas le cas, cliquer sur le bouton bleu Éditer et cliquer sur Oui pour l'activer.
   
• Nombre de jour de report des éléments
  Reporter la saison en nombre de jour et inscrire 365. Vous vous assurez ainsi que toutes les dates seront reportés de 365 jours.
   
• Si vous avez des licences (frais d'affiliation) assurez-vous que les dates de votre saison, activités et groupes soient une journée après la date de licence. 
  
  Si la date de licence est le 1er septembre
  La date de saison, activités, groupe doit être le 2 septembre ou plus tard.
  
  CONSEIL IMPORTANT
  Pour conserver vos données d'inscriptions des saisons précédentes, ne supprimer pas ou ne renommer pas les saisons précédentes

Copier une saison

• Si nécessaire, changer le prix de vos produits 
   
• Vérifier si des changements dans le nom ou la description du produit doivent être fait (surtout si vous avez indiqué des dates ou des années dans vos produits)
• Au besoin, ajouter des produits
  
  CONSEIL IMPORTANT
  Vous n'avez pas besoin de créer de nouveaux produits, vous n'avez qu'à modifier le prix de ceux de la saison précédente.
  Ceci n'affectera pas vos rapports financiers. 

Créer des produits

• Si vous avez configurer des rabais enfant, des frais non-résident ou des produits obligatoires, il est essentiel de mettre à jour les critères de saison en les associant à la saison en cours, afin que ces paramètres soient appliqués correctement à vos inscriptions.

Créer des produits conditionnels

• Si  vous aviez des licences la saison précédente, vous n'avez PAS à créer de nouvelle licence et aucun changement n'est nécessaire.
   
• Assurez-vous que la date de renouvellement soit bien une journée avant celle de votre saison, activités et groupes.
   
• Si vous aviez deux produits associés à votre licence tel que LICENCE DÉJÀ PAYÉ et LICENCE À PAYER, assurez-vous d'enlever l'option DÉJÀ PAYÉ en début de saison et de remettre l'option à votre prochaine session d'inscription (par exemple inscription hiver)

Créer des licences 
(frais d'affiliation)

Validation de votre structure de saison

• Le rapport Information détaillée de groupes, vous permet de vérifier la structure de votre saison et de valider les informations tout en ayant un visuel rapide.
   
• Cette méthode vous évite de cliquer sur chaque activités et groupes pour vérifier les informations.
   
• Les colonnes A à E représente les cinq étape de la structure soit saison, sous-saison, activités, catégories et groupes.
   
• L'information configurer dans vos groupes s'affichera à partir de la colonne F.
  
  Exemple d'élément à vérifier
  • Date de début et de fin des groupes est après le renouvellement des licences
  • Vérifier que les licences sont liées aux groupes
  • Vérifier si vous avez cocher l'option des crédit d'impôt ou indiquer le nombre de jour pour les relevés 24.
  • Vérifier la date pour les âges
  • Vérifier si se sont les bons produits qui sont associés à chaque groupe
     

Configurer votre formulaire d'inscription

• Vous n'avez pas besoin de créer ou copier votre formulaire précédent.
   
• Vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton bleu Éditer afin de modifier celui la saison précédente

• Cliquer sur l'onglet Configuration d'inscription, supprimer la saison précédent et cliquer sur le bouton Ajouter afin de lier la saison en cours.

• Cliquer sur l'onglet Paramètres et vérifier si le nom de votre formulaire doit être modifier, si c'est le cas faites les modifications souhaitées
   
• Assurez-vous que le formulaire est Actif
   
• Changer les dates et heures de début et de fin de votre formulaire. 
  
  Conseils
  Si vous souhaitez tester votre formulaire, vous n'avez qu'à mettre la date du jour et la modifier pour la date souhaitée après l'avoir testé.

• Toutes les étapes ayant un bouton rouge Supprimer peuvent être modifiées ou supprimées. Nous vous suggérons de vérifier chacune de ces étapes afin de vous assurez que les textes ou les dates correspondent bien à la saison en cours.
   
• Les étapes Bienvenue et Remerciement peuvent aussi être modifiées mais pas supprimer. Nous vous suggérons de vous assurez que les textes ou les dates correspondent bien à la saison en cours.
   
• Pour modifier une étape, vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton bleu Éditer.
   
• Si vous avez des produits connexes comme une campagne de financement, des rabais, des articles, des subventions, etc qui ont été configurés, vous devez obligatoirement éditer l'étape Activité. Dans cette étape, cliquer sur l'onglet Rabais et produits connexes et modifier la saison associée afin de lier la saison en cours.
   
• Si vous avez accepté les paiements par versement, cliquer sur l'étape Versements préautorisés et ensuite sur l'onglet Configuration des versements afin de modifier la date des versements prévues.
   
• Une fois que vous avez vérifié toutes les étapes, cliquer sur le bouton Revalider le formulaire. Si un point d'exclamation s'affiche toujours, assurez-vous d'avoir lié la bonne saison et modifier les dates des versements.

Vérification et test du formulaire d'inscription

• Nous vous suggérons de faire une inscription test afin de voir si tous les éléments sont bien configurés pour chacune des étapes.
   
• Cliquer sur le bouton Ouvrir à droite du formulaire pour y accéder.
   
• Vérifier et valider l'information de chacune des étapes (page du formulaire).
   
• Si vous faites des modifications tout en testant votre formulaire, celles-ci ne s'afficheront pas au fur et à mesure, nous vous suggérons de terminer la vérification et à la fin de rafraichir votre page afin de vérifier vos corrections.
   
• Afin de ne pas créer de fausses inscriptions, ne cliquer pas sur le bouton Compléter l'inscription à l'étape de 2/2 de la validation des données.
  
  CONSEIL IMPORTANT
  Lorsque vous testez votre formulaire d'inscription, si une activité ou un groupe ne s'affiche pas, vérifier dans le menu Saison si l'activité ou le groupe sont bien actif. 
  
  
  Une saison, une sous-saison, une activité ou un groupe inactif ne seront pas visibles dans le formulaire d'inscription.

• Une fois votre inscription testée, copier le lien URL de celle-ci afin de le partager à vos membres et sur vos réseaux sociaux.
   
• Vous pouvez accéder facilement à votre lien d'inscription facilement en cliquant sur le bouton Ouvrir à droite votre formulaire et en copiant l'adresse URL qui s'affichera dans la page du formulaire.
  
  RAPPELS
  Il est impossible pour un membre de s'inscrire dans une activité directement à partir de son compte Splex. Les membres doivent obligatoirement avoir le lien de votre formulaire d'inscription pour s'inscrire à une activité.