Splex Technologies inc Knowledge Base

Ajouter un administrateur

Published September 18th, 2024 by Melanie Bujold

Splex vous permet d’ajouter un ou plusieurs administrateurs dans votre organisation. Si l’administrateur que vous invitez ne possède pas de compte Splex, il sera invité à créer son compte. Étapes à suivre pour ajouter un administrateur Cliquer sur le menu Administrateurs. Cliquer sur Ajouter. Dans la case, Veuillez faire un choix, sélectionner M

Ajustement de l'inscription d'un ou plusieurs membres

Published October 22nd, 2024 by Melanie Bujold

La fonction d’ajustement d’inscription vous permet de retirer, d'ajouter ou de modifier le prix d’un produit associé à l’inscription d’un ou plusieurs membres dans un groupe. La fonction d’ajustement d’inscription ne peut être utilisée que si l’inscription du membre a été acceptée. Cette fonction est à privilégier chaque fois que le coût d’inscr

Ajouter une question fiche du membre

Published November 27th, 2024 by Melanie Bujold

N'oubliez pas que les questions de membre doivent avoir préalablement été créées dans le menu Membres - Fiche du membre . Cliquer sur le bouton bleu Ajouter dans l'onglet Éléments de l'étape. Dans le menu déroulant de la case Type, sélectionnez Question de membre. Dans la case, Ajouter à la suite de, sélectionnez l'emplacement de cette ques

États de compte

Published December 17th, 2024 by Melanie Bujold

Ce rapport vous permet de générer les montants à payer ainsi que les soldes créditeurs de vos clients selon la date souhaitée. Option de personnalisation Ce rapport vous permet de sélectionner les données que vous souhaitez générer : Nom Courriel Montant facturé Montant payé Montant dû Solde créditeur Fiche du membre Date du rapport Dans la cas

Créer des produits

Published November 11th, 2024 by Melanie Bujold

Splex vous permet de configurer vos produits pour que vos clients puissent s'inscrire ou effectuer des achats. Définition d'un produit dans Splex : Un produit désigne tout élément qui génère une facture, comme des produits d'inscription, des licences, des vêtements, des billets, ou des rabais (ces derniers étant des produits avec un montant négatif

Questions fiche du membre

Published November 26th, 2024 by Melanie Bujold

Ajouter une question fiche du membre Avant de poursuivre assurez-vous de bien consulter la documentation sur La différence entre une question de formulaire et une question de fiche du membre . Pour ajouter une nouvelle question de membre dans l'un de vos formulaires, vous devez d'abord créer la question dans le menu Membres - Fiche du membre. Une

Annuler l'inscription d'un ou plusieurs membres du groupe

Published October 22nd, 2024 by Melanie Bujold

Pour retirer et annuler l'inscription d'un ou plusieurs membres, vous devez avoir préalablement accepté les membres. Si ces derniers ne sont pas encore acceptés, veuillez consulter la documentation, Inscriptions en attente d'acceptation - Refuser un membre . Lorsque vous annulez l'inscription d'un membre, seuls les produits liés à l'inscription se

Modifier des données dans le dossier d'un membre

Published November 27th, 2024 by Melanie Bujold

Vous avez la possibilité de mettre à jour ou d'ajouter des informations dans le dossier de l'un de vos membres. Pour ce faire, vous devez suivre les étapes suivantes : Cliquer sur le menu Membres - Liste de membre. Recherchez le membre à l'aide de la loupe dans la colonne Nom du sous-menu Liste de membres. Cliquer sur le nom du membre afin d'accé

Informations générales de votre organisation

Published October 8th, 2024 by Melanie Bujold

Le menu Général des Paramètres de votre organisation vous permet de mettre à jour les informations suivantes sur votre organisation. Modifier le logo de votre organisation Vous n'avez qu'à cliquer sur la case afin de télécharger votre logo. Type d'organisation Sélectionner votre type d'organisation parmi les choix du menu déroulant. Nom de votr

Inviter un membre dans votre organisation

Published November 27th, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet d'inviter une personne à devenir membre de votre organisation. Si cette personne ne possède pas de compte Splex, elle sera invitée à créer son profil. Voici la procédure à suivre pour inviter un membre dans votre organisation : Cliquer sur le menu Membres - Membres Invités. Cliquer sur le bouton bleu Ajouter. Les champs obl

Information

Published October 8th, 2024 by Melanie Bujold

Le menu Information des paramètres de votre compte personnel, vous permet de modifier les informations suivantes : Prénom Nom Date de naissance Genre Courriel (voir note) Langue Fuseau horaire Modifier votre mot de passe (voir note) N'oubliez de cliquer sur Soumettre dans le bas de la page à droite afin de sauvegarder vos modifications. ATTENTION :

Créer des catégories de produits

Published September 30th, 2024 by Melanie Bujold

Les catégories de produits vous permettent d'organiser vos produits dans le système. Ils ont un impact sur certains rapports, tels que le rapport de vente et de grand livre, dont les résultats sont affichés par catégorie. Vos catégories doivent avoir été préalablement créées, afin de pouvoir associer chaque produits à la catégorie qui lui correspon

Comptes enfants

Published October 8th, 2024 by Melanie Bujold

Créer un compte enfant à partir de votre compte Splex Connectez-vous à votre compte Splex via https://app.splextech.com Dans le menu de gauche, cliquer sur Paramètres du compte et ensuite sur Comptes enfants Cliquer sur Ajouter Inscrire le prénom, le nom, la date de naissance et le genre de votre enfant Cliquer sur Soumettre Refaire les

Créer des licences (frais d'affiliation)

Published November 14th, 2024 by Melanie Bujold

Le système Splex offre une solution simple et flexible pour gérer des licences, que ce soit pour facturer des frais d'affiliation, d'adhésion ou des cartes de membre à vos participants. En fonction de vos besoins, vous pouvez configurer trois types de licences, chacun répondant à des situations spécifiques. Voici un aperçu des différentes options di

Reporter des versements prévus

Published October 22nd, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet de reporter la date d'un ou de plusieurs versements déjà planifiés. Vous pouvez ainsi reporter les dates de versements pour tous vos clients ou uniquement pour un client précis. Reporter la date des versements de tous les clients Pour modifier la date des versements prévus pour tous vos clients, vous devez suivre la procédur

Guide de vérification pour débuter vos inscriptions

Published January 21st, 2025 by Melanie Bujold

Le succès de votre lancement d'inscriptions repose sur plusieurs étapes clés. Suivez ce guide étape par étape pour vous assurer de ne rien oublier, garantissant ainsi le succès de votre lancement et offrant une expérience efficace à vos membres. Il se peut que certaines fonctionnalités ne soient pas utilisées. Dans ce cas, vous pouvez simplement ign

Générer des rapports

Published December 17th, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous propose plus de 25 rapports, dont la plupart sont personnalisables en fonction des données que vous souhaitez consulter. Télécharger et personnaliser un rapport Pour télécharger et personnaliser un rapport, vous devez suivre les étapes suivantes : Cliquer sur le menu Rapports Un tableau affichera tous les rapports disponibles ain

Configuration - Produits

Published November 11th, 2024 by Melanie Bujold

Vous avez la possibilité de configurer votre devise par défaut, vous n'aurez ainsi plu besoin de la sélectionner lors de la création de vos produits. Devise Cliquer sur le menu Produits - Configuration. Dans le menu déroulant, sélectionnez la devise souhaitée. Taxes Si votre organisation facture des taxes, nous vous invitons à communiquer ave

Sous-Saisons

Published November 13th, 2024 by Melanie Bujold

L'étape Sous-Saisons dans la configuration de la structure de vos activités correspond généralement à la session (par exemple : Automne, Été, Compétition Invitation, etc.). Voici les étapes à suivre pour créer vos sous-saisons : Cliquer sur le menu Saisons. Sélectionnez la Saison pour laquelle vous souhaitez configurer vos sous-saisons. Cliqu

Télécharger des fichiers

Published December 4th, 2024 by Melanie Bujold

Certaines organisations peuvent partager avec vous certains fichiers Word, PDF, Excel, etc. Pour accéder à ces fichiers, vous n'avez qu'à suivre les étapes suivantes : Cliquer sur le menu Dépôts de fichiers, un tableau s'affichera avec les informations suivantes : Nom de l'organisation Nombre de dépôt de fichiers (nombre de dossiers ayant des fichi

Validation des inscriptions

Published November 8th, 2024 by Melanie Bujold

La Validation des inscription s est une étape qui vous permet de lier des produits d’inscription qui ont été utilisés pour ajuster le coût d'inscription d'un membre dans un groupe ainsi qu'à lier des produits connexes. Si des produits connexes tels que des rabais, frais de campagne de financement, etc. ont été ajoutés dans votre formulaire d'inscrip

Télécharger des fichiers partagés

Published December 4th, 2024 by Melanie Bujold

Télécharger des fichiers Certaines organisations peuvent partager avec vous certains fichiers Word, PDF, E Certaines organisations peuvent partager avec vous certains fichiers Word, PDF, Excel, etc. Pour accéder à ces fichiers, vous n'avez qu'à suivre les étapes suivantes : Cliquer sur le menu Dépôts de fichiers, un tableau s'affichera avec les inf

Payer un montant dû avec un solde créditeur

Published October 22nd, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet d'utiliser le solde créditeur d'un client pour payer le montant dû d'une ou de plusieurs de ses factures à payer. Il est essentiel que le client ait un solde créditeur sur son compte pour payer le montant dû de ce client. À partir du menu Finances, vous avez deux façons d'appliquer un paiement de type Solde créditeur, soit

Renverser une facture

Published October 23rd, 2024 by Melanie Bujold

Le système permet de renverser (annuler) une facture, mais cette fonctionnalité ne s'applique qu'aux factures créées manuellement. Elle annule l'intégralité de la facture et est rarement nécessaire, car le système ajuste automatiquement la facturation lors des modifications d'inscription. Le renversement d'une facture est nécessaire lorsque vous dev

Supprimer un administrateur

Published October 4th, 2024 by Melanie Bujold

Lorsqu'un administrateur quitte votre organisation, vous avez la possibilité de le retirer de son rôle d'administrateur. Il gardera toutefois l'accès à son compte personnel, ce qui lui permettra de poursuivre la gestion des inscriptions de ses enfants ou de ses propres inscriptions, et ce dans toutes les organisations utilisant Splex. Ses accès aux

Rappel de factures

Published December 4th, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet de faire un courriel à un membre n'ayant pas encore payé sa facture, et ce en utilisant la fonction Rappel de facture. Le système fera ainsi parvenir à nouveau la facture au client en lui rappelant qu'il a une facture impayée. Prenez note qu'il sera impossible d'envoyer un rappel de facture pour les factures dont vous avez i

Questions fréquentes

Published November 27th, 2024 by Melanie Bujold

Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées par les administrateurs des organisations Splex. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n'hésitez pas à utiliser notre bulle d'aide dans le bas de la page à droite ou à contacter notre équipe de support en cliquant ICI . Inscription en ligne Quelle est la différence entre u

Supprimer des versements

Published October 23rd, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet de supprimer manuellement des versements planifiés sur la facture d'un client. Supprimer des versements Pour supprimer les versements d'un compte client, vous devez suivre les étapes suivantes : Cliquer sur le menu Finances - Clients. Rechercher le nom du client en cliquant sur la loupe de la colonne Nom. Cliquer sur le no

Procéder à un remboursement

Published October 23rd, 2024 by Melanie Bujold

Pour effectuer un remboursement, le client doit obligatoirement avoir dans son compte un solde créditeur . Un solde créditeur peut être généré par l'une des situations suivantes : Refus d'une inscription partiellement ou totalement payée; Annulation d'une inscription déjà partiellement ou totalement payée; Ajustement d'une inscription dont le mon

Relevé 24

Published January 8th, 2025 by Melanie Bujold

Le système vous permet de générer vos Relevés 24 , de les transmettre à vos clients ainsi qu'au gouvernement. Les relevés 24 peuvent être produits par les organisations ayant des frais de service de garde ou de camp de jour. Pour plus d'informations sur les relevés 24, consulter le site de Revenu Québec, Relevé 24 - Frais de garde d'enfants .

Configurer un formulaire d'inscription

Published November 22nd, 2024 by Melanie Bujold

Configurer le formulaire d'inscription Le formulaire d'inscription comprend trois onglets, qui vous permettront de le configurer en fonction de vos besoins. Nous vous conseillons de commencer par les onglets, en allant de droite à gauche. Onglet Configuration d'inscription Cette section vous permet de lier les activités que vous souhaitez intégrer

Inscriptions En attente d'acceptation

Published November 8th, 2024 by Melanie Bujold

Splex vous permet de traiter chaque inscription reçue, et ce dès qu'un client a rempli et soumis son formulaire d'inscription en ligne. Toutes les inscriptions des membres faites par le formulaire d'inscription en ligne doivent être traitées à partir du menu Inscriptions en ligne - En attente d'acceptation. Tableau des inscriptions en attente d'a

Changements - Modification de facture

Published December 5th, 2024 by Melanie Bujold

Mise à jour - Modification de facture Pour améliorer la compréhension des changements de groupe, des annulations et des ajustements de factures, nous avons modifié la manière dont celles-ci sont générées. Désormais, lorsque des modifications sont apportées à une facture existante, celle-ci sera automatiquement mise à jour en fonction des produits

Activités

Published November 13th, 2024 by Melanie Bujold

L'étape Activités dans la configuration de la structure de vos activités correspond généralement au nom de l'activité (par exemple : Camp de jour, Badminton, Natation, Patinage Plus etc.). Voici les étapes à suivre pour créer vos activités : Cliquer sur le menu Saisons. Sélectionnez ensuite la Saison et la Sous-Saison où vous souhaitez configur

Compléter un formulaire d'inscription de tests et formations

Published December 16th, 2024 by Melanie Bujold

Un formulaire d'inscription de tests et formations permet à des membres ayant l'autorisation appropriée de soumettre les résultats obtenus par un membre à un test ou à une formation. Assurez-vous que la personne qui rentrera les résultats des membres par le formulaire de tests et formation possède les autorisations nécessaires. Par défaut, un admin

Envoyer des communications

Published November 27th, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet d'envoyer des communications marketing ou relatives aux inscriptions courant de vos participants, via l'adresse courriel sauvegardée dans leur dossier, et non celle de l'utilisateur (adresse de connexion). Les membres peuvent configurer leurs préférences de communication dans les paramètres de leur compte, sous le module Param

Questions fréquentes

Published October 18th, 2024 by Melanie Bujold

Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées par les clients des organisations Splex. Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, n'hésitez pas à utiliser notre bulle d'aide dans le bas de la page à droite ou à contacter notre équipe de support en cliquant ICI . Compte Splex J'ai oublié le mot de passe de mon compte Splex.

Rapport Informations détaillées des groupes

Published March 20th, 2025 by Melanie Bujold

Ce rapport vous permet de visualiser rapidement la structure de votre saison et d'ainsi valider les informations configurer dans chacun de vos groupes. Ce rapport vous permet aussi d'afficher le nombre de place réservées et le nombre de place acceptées, c'est-à-dire : Nombre de place réservées : ce nombre inclut les inscriptions en attente d'accepti

Annuler un groupe complet

Published October 22nd, 2024 by Melanie Bujold

L’annulation complète d’un groupe vous permet d’annuler les inscriptions de tous les membres d’un même groupe. Cette fonction est utilisée principalement si un groupe est annulé et que la totalité des coûts d'inscription doit être créditée. N'oubliez pas que tous les membres doivent avoir été acceptés. Lorsque vous annulez l'inscription des membres

Versements échoués

Published December 17th, 2024 by Melanie Bujold

Ce rapport vous permet de générer l’ensemble des versements échoués par vos clients. Option de personnalisation Ce rapport vous permet de sélectionner les données que vous souhaitez générer : Prénom Nom Date du premier essai Date du prochain essai Raison (pour laquelle le versement a échoué) Téléchargement Cliquer sur le bouton Télécharger af

Finances - Paramètres

Published December 9th, 2024 by Melanie Bujold

Dans le menu Finances - Paramètres, vous avez la possibilité de configurer des paramètres financiers pour vos factures, vos inscriptions et vos frais d'administration. Paramètres de facturation Dans cette section, il est possible de configurer votre devise, le terme de facture par défaut ainsi que vos clients par défaut. Cependant, prenez note que

Accéder à vos inscriptions

Published October 8th, 2024 by Melanie Bujold

Le menu Inscriptions des paramètres de votre compte personnel, vous permet de voir vos inscriptions et accéder à vos factures. En cliquant sur le menu Inscriptions, un tableau avec toutes les inscriptions faites pour vous et pour vos enfants s'afficheront en vous indiquant les informations suivantes : Organisation : nom de l'organisation dans laquel

Ajouter un compte enfant

Published October 3rd, 2024 by Melanie Bujold

Si vous procéder à l'inscription de votre enfant, vous devez tout d'abord créer votre compte principale (parent) en suivant la procédure Créer votre compte Splex et ensuite ajouter vos enfants à votre compte en suivant la procédure ci-dessous. Vous avez deux façons d'ajouter un compte enfant à votre compte Splex Créer un compte enfant à partir d

Accéder à vos relevés fiscaux

Published October 4th, 2024 by Melanie Bujold

Vous pouvez accéder à vos relevés fiscaux soit vos relevés 24 ou vos crédits d'impôt, et ce directement dans votre compte Splex. Connectez-vous à votre compte via le site de Splex https://app.splextech.com N'oubliez pas que vous devez vous connecter en utilisant la même méthode de connexion sélectionnée lors de la création de votre compte soit en

Modifier le statut de votre structure d'activité

Published November 14th, 2024 by Melanie Bujold

Lorsqu'un groupe, une activité, une sous-saison ou une saison est terminé ou complet, le système vous permet de modifier le statut afin de le rendre inactif pour vous assurer que cette étape ne figure plus parmi les choix d'inscription. Voici les étapes afin de mettre le statut à inactif : Cliquer sur le menu Saison et sélectionner l'étape que vous

Changer un membre de groupe

Published October 23rd, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet de modifier le groupe d'un membre si celui-ci a sélectionné le mauvais produit ou groupe lors de son inscription. La facture sera automatiquement ajustée en fonction des produits annulés ou ajoutés, tout en conservant le même numéro. Le système ne générera pas de nouvelle facture, mais modifiera celle déjà existante, que le p

Éditer les étapes par défaut

Published November 22nd, 2024 by Melanie Bujold

Chaque étape dans votre formulaire correspond à une page du formulaire. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des étapes. Les étapes suivantes ne peuvent ni être supprimées ni modifiées, seul le nom pourra être modifié. Cependant, les textes des étapes Bienvenue et Remerciements peuvent être modifiés. Si vous avez activé le paiement par versem

Mes organisations

Published October 8th, 2024 by Melanie Bujold

Le menu Organisations de votre compte Splex vous permet de voir toutes les organisations dans lesquelles vous ou votre enfant êtes inscrits. Un tableau affichera les informations suivantes : Nom de l'organisation : organisation dans laquelle une inscription a été faites Solde : le montant dû et le solde créditeur pour cette organisation Adresse cour

Ajouter ou modifier des versements à une facture

Published October 22nd, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet d'ajouter manuellement ou de modifier des versements à la facture d'un client. Le système ne vous permettra pas d'ajouter des versements à la facture d'un client si celui-ci n'a pas ajouté de carte de crédit dans son compte Splex. Un message s'affichera vous avisant que le client n'a pas de carte de crédit enregistré dans so

Préférences de communication

Published October 8th, 2024 by Melanie Bujold

Le menu Préférences de communications des paramètres de votre compte personnel, vous affichera toutes les organisations dans lesquels vous et votre enfant êtes inscrits. Par défaut, les préférences de communication suivantes sont cochées : Inscriptions courantes Marketing Toutefois, vous avez la possibilités de décocher les communications que vous n

Création d'un formulaire d'inscription

Published November 20th, 2024 by Melanie Bujold

Création du formulaire d'inscription Notre équipe de soutien s'occupe de créer votre premier formulaire d'inscription vous permettant ainsi de vous familiariser avec les menus Produits et Saisons. Nous nous assurons qu'il soit configuré selon vos besoins, puis vous le soumettons pour test et validation avant le lancement de vos inscriptions. Pour

Rapport Paiements et Paiements détaillés

Published December 17th, 2024 by Melanie Bujold

Ce rapport vous permet de générer les paiements en ligne et manuelles qui ont été générés. Rapport de Paiements Dans ce rapport, tous les paiements effectués s’afficheront sur une seule ligne, même si une facture a été payée en plusieurs versements. Option de personnalisation Ce rapport vous permet de sélectionner les données que vous souhaitez

Catégories

Published November 13th, 2024 by Melanie Bujold

L'étape Catégories dans la configuration de la structure de vos activités correspond généralement au calibre (par exemple : Cadet, Pré-patinage Plus, Junior, Groupe 4-7 ans, Trampoline, Adulte, etc.). Voici les étapes à suivre pour créer vos catégories : Cliquer sur le menu Saisons. Sélectionnez ensuite la Saison, la Sous-Saison et l'Activité où

Informations de contact de votre organisation

Published October 8th, 2024 by Melanie Bujold

Le menu Informations de contact des Paramètres de votre organisation vous permet de mettre à jour les informations de contact de votre organisation. Les informations de contact doivent être celle de l'organisation, et non pas les informations personnelles du contact de votre organisation. Information de contact principal Nom du contact Adresse

Configuration des Tests et Formations

Published December 11th, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet de créer une base de données pour les tests et formations faits par vos membres. Ce module vous permet non seulement la possibilité d’inscrire manuellement les résultats des tests dans le dossier de vos membres, mais aussi d'autoriser les entraineurs ou toutes personnes possédant les autorisations appropriées à soumettre les r

Adresse

Published October 8th, 2024 by Melanie Bujold

Le menu Adresse des paramètres de votre compte personnel, vous permet de modifier les informations suivantes : Adresse Pays Province Ville → vous devez indiquer le nom de la ville EXACT et inclure les accents s'il y a lieu Code postal N'oubliez de cliquer sur Soumettre dans le bas de la page à droite afin de sauvegarder vos modifications.

Mes cartes de crédits

Published October 8th, 2024 by Melanie Bujold

Le menu Mes cartes de crédit vous permet de faire la gestion de vos cartes de crédit pour soit faire la modification des informations liées à votre carte de crédit, soit en ajoutant ou supprimant une carte. Toutes les organisations dans lesquelles vous ou votre enfant êtes inscrits s'afficheront dans un tableau avec les informations suivantes : No

Crédit d'impôts

Published January 8th, 2025 by Melanie Bujold

Le système vous permet de générer vos Crédits d'impôt , ceux-ci seront alors automatiquement ajoutés dans le compte Splex de vos clients dans le menu Relevés fiscaux. Les crédits d'impôt peuvent être générés par les organisations dont la durée des activités est d'au moins huit semaines consécutives ou d'au moins cinq jours consécutifs. Pour plus d

Différence entre les question de membre et de formulaire ?

Published November 27th, 2024 by Melanie Bujold

Lors de la création d'un formulaire, il est possible d'ajouter deux types de questions : celles de Fiche du membre et celles de Formulaire. Il est essentiel de comprendre la différence entre ces deux types de questions, car elles peuvent être utilisées de manière distincte dans les formulaires d'inscription. Questions fiche du membre Il s'agit du

Supprimer la licence d'un membre

Published November 20th, 2024 by Melanie Bujold

Supprimer et Rembourser la licence d'un membre En cas d'annulation ou de refus d'une inscription, si la licence doit être retiré En cas d'annulation ou de refus d'une inscription, si la licence doit être retirée et remboursée, la première étape consiste à supprimer la licence dans le dossier du membre. Supprimer la licence Pour supprimer la licenc

Étiquettes

Published November 27th, 2024 by Melanie Bujold

La création d'étiquettes permet d'en attribuer à des membres, ce qui leur donne accès à des formulaires d'inscription réservés aux membres possédant une étiquette spécifique. L'attribution d'étiquettes peut se faire directement dans le dossier du membre ou bien lors de son inscription, en configurant l'ajout automatique d'une étiquette pour tous les

Supprimer et Rembourser la licence d'un membre

Published October 23rd, 2024 by Melanie Bujold

En cas d'annulation ou de refus d'une inscription, si la licence doit être retirée et remboursée, la première étape consiste à supprimer la licence dans le dossier du membre. Supprimer la licence Pour supprimer la licence, vous devez suivre les étapes suivantes : Cliquer sur le menu Membres - Liste des membres, rechercher le membre à l'aide de la

Organigramme d'une saison

Published November 12th, 2024 by Melanie Bujold

Le processus de configuration de vos activités comprends cinq étapes obligatoires. Il n’est pas possible d’en ajouter ou d’en retirer, il est donc essentiel de bien organiser chacune des étapes pour ainsi vous assurer qu’elles contiennent les informations nécessaires. Afin de rendre cette configuration plus simple et plus rapide, il peut être utile

Ajouter un paiement

Published October 22nd, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet de gérer facilement le paiement des clients. Les paiements faits en ligne par carte de crédit sont automatiquement traités et ajoutés au dossier du client. Cependant, les paiements effectués par des méthodes manuelles (comptant, chèque, virement, certificat cadeau, etc.) doivent être traités manuellement dans le dossier du cli

Valider les produits d'inscriptions

Published November 20th, 2024 by Melanie Bujold

Validation des inscriptions La Validation des inscription s est une étape qui vous permet de lier des produit La Validation des inscription s est une étape qui vous permet de lier des produits d’inscription qui ont été utilisés pour ajuster le coût d'inscription d'un membre dans un groupe ainsi qu'à lier des produits connexes. Si des produits connex

Créer des produits conditionnels

Published November 11th, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet de créer différents produits conditionnels afin que ceux-ci soient appliqués automatiquement lors de l'inscription en ligne d'un membre. Avant de créer des produits conditionnels, assurez-vous d'avoir créé les produits dans le menu Produits - Liste de produits. Pour plus de détails, sur la création de produits, consultez la do

Facturer (ajouter) une licence à un membre

Published October 23rd, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet d’ajouter manuellement une licence dans le dossier d’un membre. Une licence est ajoutée manuellement dans le dossier d’un membre uniquement si celui-ci n’a pas encore la licence nécessaire ou si le renouvellement de celle-ci est nécessaire. Exemples dans lesquels une licence doit être ajoutée manuellement : Lors de l'ajout ma

Copier une saison

Published November 14th, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet de copier la configuration de votre saison, sous-saison, activité, catégorie ou groupe. Cette fonctionnalité vous fera gagner un temps précieux dans la configuration de votre nouvelle saison. Vous pouvez donc copier votre saison 2024-2025 pour créer votre saison 2025-2026. !! Astuce !! Si vos sous-saisons Automne et Hiver so

Créer une facture manuelle

Published October 23rd, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous offre la possibilité de générer une facture manuelle pour un client précis. La création de factures est principalement utilisée pour ajouter des frais administratifs, des rabais ou un crédit à un client. Elle peut aussi être utilisée pour supprimer des produits ou des rabais non liés à une inscription lors d'un refus d'inscription.

Rapport Factures et Factures détaillées

Published December 17th, 2024 by Melanie Bujold

Ce rapport vous permet de générer les factures en ligne et manuelles qui ont été générées. Rapport de Factures Dans ce rapport, toutes les factures émises durant la plage de dates sélectionnée s’afficheront sur une seule ligne, même si elles incluent plusieurs produits ou crédits. Option de personnalisation (date) Ce rapport vous permet de sélec

Créer votre compte Splex

Published October 3rd, 2024 by Melanie Bujold

Si vous procéder à l'inscription de votre enfant, vous devez tout d'abord créer votre compte principal (parent) et ensuite ajouter vos enfants à votre compte principal. Ce compte sera utilisé pour toutes les inscriptions de votre famille dans les organisations utilisant la plateforme Splex. Vous ne pouvez pas procéder à une inscription à partir

Crédits appliqués aux factures

Published December 17th, 2024 by Melanie Bujold

Ce rapport vous permet de générer tous les crédits qui ont été appliqués aux factures de vos clients. Option de personnalisation Ce rapport vous permet de sélectionner les données que vous souhaitez générer : Date de paiement Opération # de paiement Montant Méthode de paiement # de référence Note paiement Numéro de facture Note facture Numéro fac

Ajouter une question de formulaire

Published November 27th, 2024 by Melanie Bujold

Ajouter une question de formulaire Cliquer sur le bouton bleu Ajouter dans l'onglet Éléments de l'étape. Dans le menu déroulant de la case Type, sélectionnez Question de formulaire. Dans la case Type de champ, sélectionnez le champ que vous souhaitez utiliser pour votre question de formulaire parmi les options disponibles. Les champs à compléter

Ajouter manuellement un membre à un groupe

Published November 8th, 2024 by Melanie Bujold

Vous avez la possibilité d'ajouter manuellement un membre dans un groupe. Cependant, le membre doit déjà être membre de votre organisation, autrement vous n'aurez pas la possibilité de l'ajouter à un groupe. Pour être membre de votre organisation, le membre doit avoir préalablement complété au moins un de vos formulaires d'inscription en ligne ou il

Modifier une facture en mode brouillon

Published October 23rd, 2024 by Melanie Bujold

Lors de la création manuelle d'une facture, si vous choisissez d'enregistrer votre facture comme Brouillon, la facture s'affichera dans le menu Finances - Factures, avec le statut Brouillon. Seules les factures ayant ce statut peuvent être modifiées. Pour modifier une facture ayant le statut Brouillon, vous devez suivre les étapes suivantes : Clique

Rembourser des produits connexes

Published October 23rd, 2024 by Melanie Bujold

Les produits connexes (campagne de financement, frais, etc.) qui ont été ajoutés dans l'étape Activité du formulaire d'inscription ne s'afficheront pas sur la facture d'annulation. Ils devront être ajoutés manuellement, d'où l'importance de vérifier tous les produits affichés sur la facture. Nous vous rappelons qu'il est essentiel de vérifier l'en

Partager des fichiers

Published December 4th, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet d’ajouter des documents dans le menu Dépôt de fichier et de partager ces documents avec des personnes spécifiques dans votre organisation, et ce en fonction de leur rôle (administrateur, participant, etc.) ou des étiquettes qui ont été associés à vos membres dans le menu Membres ou qui ont été attribués à l'inscription du memb

Éditer les étapes personnalisées

Published November 25th, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet de personnaliser votre formulaire d'inscription en y ajoutant des étapes. En fonction de vos besoins, vous avez la possibilité d'ajouter différentes étapes d'information, de questions ou de case à cocher, par exemple : Informations sur l'activité; Fiche santé; Informations supplémentaires sur le participant; Autorisation photo

Groupes

Published November 13th, 2024 by Melanie Bujold

L'étape Groupes dans la configuration de la structure de vos activités correspond généralement à l’équipe, la plage horaire ou au nom de groupe (ex. : Mardi 18h-19h, Aréna XYZ, Junior 1, etc.). Les participants s'inscrivent dans les groupes, c'est donc à cet endroit que la plupart des configurations et des restrictions seront appliquées. Voici les

Dossier clients

Published November 27th, 2024 by Melanie Bujold

Le menu Finances - Clients, vous permet de consulter les données financières de vos clients telles que les factures, les paiements, les remboursements et les versements. Accès au dossier finance d'un client Pour consulter ses informations, cliquer sur le menu Finances - Clients. Recherchez le client à l'aide de la loupe dans la colonne Nom. Cliq

Ajouter des produits connexes ou des rabais

Published November 20th, 2024 by Melanie Bujold

Dans l'étape Activités de votre formulaire d'inscription, vous avez la possibilité d'ajouter des produits connexes ou des rabais. Les produits connexes sont des articles que vous souhaitez vendre lors de l'inscription, mais qui ne sont pas liés à l'inscription à une activité. Avant de créer des produits connexes ou des rabais, assurez-vous d'avoir

Ventes

Published December 17th, 2024 by Melanie Bujold

Ce rapport est l’un des outils les plus utiles à votre disposition. Il vous offre la possibilité de générer vos ventes tout en les classant par catégorie de grand livre. Vous pouvez ainsi visualiser le montant des ventes et des crédits associés pour chaque catégorie. De plus, le rapport vous permet également de générer les ventes pour un client spéc

Saisons

Published November 13th, 2024 by Melanie Bujold

L'étape Saisons dans la configuration de la structure de vos activités correspond généralement à l'année ou au cycle annuel d'activité de votre organisation (par exemple : Saison 2024 ou Saison 2024-2025). Voici les étapes à suivre pour créer votre saison : Cliquer sur le menu Saison. Cliquer sur le bouton bleu Ajouter. Dans la case Nom, ajouter

Modifier la langue de votre compte

Published October 4th, 2024 by Melanie Bujold

Splex permet à ses utilisateurs de choisir la langue (Anglais ou Français) qu'il souhaite utilisée par défaut dans leur compte et dans les formulaires d'inscription. Pour modifier la langue de votre compte, connectez-vous sur le site web de Splex au https://app.splextech.com Cliquer sur le menu Paramètre du compte et ensuite sur Information Sé

Ajouter une licence manuellement

Published November 20th, 2024 by Melanie Bujold

Facturer (ajouter) une licence à un membre Le système vous permet d’ajouter manuellement une licence dans le dossier d’un me Le système vous permet d’ajouter manuellement une licence dans le dossier d’un membre. Une licence est ajoutée manuellement dans le dossier d’un membre uniquement si celui-ci n’a pas encore la licence nécessaire ou si le reno

Créer un groupe de produits

Published November 11th, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet de regrouper plusieurs produits sous un même nom et ainsi créer un groupe de produits. Ce groupe pourra être ajouté aux choix de produits d'une activité de groupe. Les détails des produits inclus dans ce groupe de produits seront affichés sur la facture du client. Avant de créer un groupe de produits, assurez-vous que tous l

Versements

Published December 17th, 2024 by Melanie Bujold

Ce rapport vous permet de générer l’ensemble des versements effectués par vos clients. Option de personnalisation Ce rapport vous permet de sélectionner les données que vous souhaitez générer : ID du versement Date du versement Date d'éxécution du versement Montant du versement État Prénom Nom Numéro de client Types de client Date de facturation

Données d'informations de vos membres

Published November 27th, 2024 by Melanie Bujold

Le système vous permet de consulter les données d'informations de vos membres, et ce partir du menu Membres - Listes de membres. Accès au dossier d'un membre Pour consulter les données de vos membres : Recherchez le membre à l'aide de la loupe dans la colonne Nom du sous-menu Liste de membres. Cliquer sur le nom du membre afin d'accéder à son dos

Conciliation

Published January 8th, 2025 by Melanie Bujold

La conciliation des paiements permet d'identifier précisément à quel produit d'une facture un paiement est associé. Tous les paiements liés à des factures payées ou liés à une seule facture ne contenant qu'un seul produit sont conciliés automatiquement. Pour que les relevés fiscaux soient générés correctement, il est essentiel de concilier manuellem