Ajouter une licence manuellement
Découvrez comment ajouter manuellement une licence dans le dossier d'un membre
Written by Melanie Bujold
Updated at November 20th, 2024
Facturer (ajouter) une licence à un membre
Le système vous permet d’ajouter manuellement une licence dans le dossier d’un membre.
Une licence est ajoutée manuellement dans le dossier d’un membre uniquement si celui-ci n’a pas encore la licence nécessaire ou si le renouvellement de celle-ci est nécessaire.
Exemples dans lesquels une licence doit être ajoutée manuellement :
- Lors de l'ajout manuel d'un membre dans un groupe, vous devez aussi ajouter la licence liée à l'inscription de cette activité.
- Lorsque la licence n'a pas été ajoutée au dossier du membre au moment de son inscription en ligne en raison d'une mauvaise configuration.
Pour ajouter une licence à un membre, il est important de ne pas créer une facture manuelle. Vous devez obligatoirement suivre les étapes décrites ci-dessous et ajouter la licence directement dans le dossier du membre.
La création d'une facture de licence manuelle sans l'ajouter au dossier du membre empêche le système de détecter si celle-ci a déjà été payée. Cette dernière sera alors facturée à nouveau lors de l'inscription à une nouvelle activité.
Voici les étapes à suivre pour ajouter manuellement une licence dans le dossier d'un membre :
- Cliquer sur le menu Membres - Liste des membres.
- Rechercher le membre à l'aide de la loupe dans la colonne Nom.
- Cliquer sur le membre souhaité afin d'accéder à son dossier.
- Sélectionner l'onglet Licence.
- Cliquer sur le bouton Ajouter ou sur le bouton Renouveler, si une licence antérieure figure déjà dans le dossier du membre.
Ajout de la licence en cliquant sur le bouton :
En cliquant sur le bouton bleu Renouveler, une fenêtre s'affichera vous permettant de renouveler la licence du membre selon le même type de licence.
Il est possible de renouveler uniquement les licences annuelles renouvelables à date fixe et les licences renouvelables à la date d'achat.
- Compléter les informations demandées :
- Année d'entrée en vigueur;
- Sélectionner le produit associé à la licence.
Cliquer sur le bouton Soumettre afin d'enregistrer la licence dans le dossier du membre.
Lors de cette opération, une facture sera automatiquement générée dans le compte client pour l’ajout de cette licence.
- Cliquer sur le menu Finances - Clients
- Rechercher le membre en cliquant sur la loupe de la colonne Nom
- Cliquer sur le bouton bleu Rappel de facture à droite du nom du client
- Une facture s'affichera, cliquer sur Soumettre
Votre client recevra un avis l'invitant à payer le solde dû dans son compte.
- Cliquer dans la case Licence et sélectionner la licence dans le menu déroulant.
- Compléter les informations demandées en fonction du type de licence ajoutée:
- Numéro de licence;
- Année d'entrée en vigueur (licence annuelle renouvelable à date fixe);
- Date de début (licence renouvelable à la date d'achat);
- Date de début et de fin (licence non-renouvelable);
- Sélectionner le produit associé à la licence.
- Cliquer sur le bouton Soumettre afin d'enregistrer la licence dans le dossier du membre.
Lors de cette opération, une facture sera automatiquement générée dans le compte client pour l’ajout de cette licence.
- Cliquer sur le menu Finances - Clients
- Rechercher le membre en cliquant sur la loupe de la colonne Nom
- Cliquer sur le bouton bleu Rappel de facture à droite du nom du client
- Une facture s'affichera, cliquer sur Soumettre
Votre client recevra un avis l'invitant à payer le solde dû dans son compte.