Cette section vous permet de consulter et de gérer l’ensemble de vos réservations ainsi que vos plages horaires selon les plateaux sélectionnés.

Le calendrier s’affiche à droite de l’écran. Les couleurs des événements correspondent aux activités configurées dans votre système.

Pour plus de détails sur la configuration des activités, consultez la documentation suivante :

• Pour plus de détails, voir la documentation → Configuration - Activités
   

Afficher et filtrer les informations

Sites et plateaux

Cliquez sur la roue d’engrenage bleue située à gauche de l’écran pour afficher ou masquer les filtres et sélectionner les plateaux souhaités.

Filtres

Dans la section Filtre, sélectionner les informations que vous souhaitées voir dans votre calendrier.

• Site
• Type de plateau
• Secteur
• Activité

Sélectionnez les éléments souhaités ou utilisez Sélectionner tout pour tout afficher.

Cliquez ensuite sur Enregistrer les modifications pour appliquer vos choix.

Paramètre d'affichage

Dans la section Paramètres, vous pouvez :

• Définir l’heure de début et de fin affichée dans le calendrier
• Choisir le format d’heure (12 h ou 24 h)

Filtre de date

Vous pouvez naviguer dans le calendrier à l’aide des options suivantes :

• Aujourd’hui : affiche la date du jour
• Flèches gauche / droite : naviguez vers la semaine précédente ou suivante
• Calendrier : cliquez sur la flèche à droite de la date pour sélectionner une date précise

Fonctionnalités du calendrier

Informations au survol

Lorsque vous passez la souris sur une réservation, différentes informations s’affichent.

Sur le nom du client :

• Heure de début et de fin
• Durée de la réservation
• Nom du client
• Numéro de contrat
• Numéro de réservation
• Tarification appliquée
• Nombre de plages horaires
• Confirmation de la réservation (Confirmé, À confirmer, Brouillon)

Sur l'heure de réservation :

• Heure de début et de fin 
• Durée
• Numéro de contrat et de réservation
• Type d'activité

Gestion d’une réservation existante

En faisant un clic droit sur une réservation, vous pouvez effectuer les actions suivantes :

• Modifier la réservation : ajuster l’heure, la durée, le client ou le plateau 
   
• Copier la réservation : dupliquer la réservation sur un autre plateau ou une autre plage horaire
   
• Supprimer la réservation : retirer complètement la réservation du contrat et de la facturation
   
• Annuler la réservation : la réservation demeure avec la statut Annulée et vous pouvez ajouter des frais d'annulation
   
• Modifier le contrat : ajuster les informations du contrat 
   
• Modifier le client : mettre à jour les informations du client
   
• Modifier la facturation : modifier la facturation liée à la réservation
  → Il n'est pas possible de modifier la facture d'une réservation basée sur la grille tarifaire

Modifier la réservation

En plus d'ajuster l'heure, la durée, le client ou le plateau d'une réservation, la fenêtre Modifier la réservation permet d'attribuer un nom d'équipe permanent et de découper une réservation en plusieurs plages horaires.

Attribuer un nom d'équipe permanent

Si les mêmes noms d'équipe visiteuse et locale doivent apparaître à chaque réservation d'un client, il est possible de les inscrire une seule fois plutôt que de les assigner manuellement à chaque nouvelle date.

• Cliquez sur Modifier la réservation
• Cliquez sur l'icône à gauche de la plage horaire pour l'éditer.
• Dans les champs Équipe visiteur et Équipe locale, inscrivez les noms souhaités
• Cliquez sur Soumettre
• Dans la fenêtre de confirmation, sélectionnez toutes ou futures réservations pour que les noms s'appliquent automatiquement à toutes les réservations de ce client

Découper une réservation en plusieurs plages horaires

La section Plages horaires permet de diviser une réservation existante en plusieurs blocs horaires distincts, par exemple pour réserver le plateau à des équipes ou activités différentes au sein d'une même plage globale.

• Cliquez sur Modifier la réservation.
• Dans le champ Nombre de plages horaires, inscrivez le nombre de plages souhaité.
• Cliquez sur Appliquer.

• Pour modifier une plage (heure de début, heure de fin, équipe visiteur, équipe locale, vestiaires, plateau, activité), cliquez sur l'icône à gauche de la ligne concernée
• Pour supprimer une plage, cliquez sur l'icône
• Si une plage horaire manque à la découpe, cliquez sur Ajouter une autre plage horaire pour en créer une supplémentaire.
• Une fois les plages configurées, cliquez sur Soumettre.
• Dans la fenêtre de confirmation, précisez si les modifications s'appliquent à la réservation courante, à toutes les réservations, ou aux réservations futures.

Assigner manuellement les vestiaires et les équipes

Le nom des vestiaires et des équipes assignés à une réservation s'affiche sur les TV vestiaires de votre organisation.

Cliquez sur les trois petits points à droite d'une date, dans le calendrier.

Cliquez sur Oui à Assigner manuellement les vestiaires et les équipes.

Pour chaque réservation :

• Vestiaire visiteur : sélectionnez le vestiaire dans le menu déroulant, configuré pour ce site
• Vestiaire local : sélectionnez le vestiaire dans le menu déroulant, configuré pour ce site
• Équipe visiteur : inscrivez le nom de l'équipe visiteuse
• Équipe locale : inscrivez le nom de l'équipe locale
• Heure début remplacée et Heure fin remplacée : inscrivez une heure différente à afficher sur les TV vestiaires, sans modifier l'heure réelle de la réservation
• Ne pas afficher sur les TVs : cochez cette case pour exclure cette plage horaire de l'affichage des TV vestiaires
   

Cliquez sur le bouton bleu Soumettre en bas à droite pour enregistrer.

Créer une réservation

Vous pouvez créer une réservation et un contrat directement à partir du calendrier.

Création par sélection de plage horaire

Pour créer une réservation, cliquez sur l’heure de début dans le calendrier, maintenez le bouton de la souris enfoncé, puis faites glisser jusqu’à l’heure de fin souhaitée.

Une fenêtre de création de réservation s’ouvrira afin de compléter les informations nécessaires à la réservation et au contrat.
 

Type et client

Type d'événement  

• Réservation : vous permet de réserver des plages horaires pour un client
• Restriction : permet de bloquer une plage horaire non disponible (ex. entretien, fermeture de plateau, période estivale, etc.)

Client 

Sélectionnez un client existant ou cliquez sur Créer un client (bouton bleu).

Lors de la création d’un client, une fenêtre s’ouvre pour saisir ses informations.

Source du client 

• Client indépendant
• Lié à un membre (le membre doit exister dans votre organisation)
   

Informations client

Client indépendant

• Prénom
• Nom
• Langue
• Courriel
• Nom de compagnie
• # de client
• Téléphone
• Adresse complète
• Type de client (si vous avez créer des Types de client dans le menu Finances - Type de clients)
• Notes

Client lié à un membre :

• Membre : sélectionné le membre avec qui vous souhaitez lié ce client
• Nom de compagnie
• # de client
• Type de client (si vous avez créer des Types de client dans le menu Finances - Type de clients)
• Note

Valeur par défaut
Vous pouvez définir des valeurs par défaut pour simplifier la création des réservations :

• Activité 
• Sous-Activité 
• Modèle de contrat 
• Type de tarif 
• % de rabais 
• Code promotionnel 

Affichage dans le calendrier
Sélectionnez les informations que vous souhaitez afficher pour ce client dans le calendrier en ligne.
 

Contrat

Cette section vous permet d'ajouter la réservation à un contrat existant ou de créer un nouveau contrat.

• Modèle de contrat : sélectionner le modèle à utiliser 
• Contrat : permet d'ajouter la réservation à un contrat existant
• Créer un contrat : permet de créer un nouveau contrat en ajoutant une description

Lors de la création d’un contrat, vous pouvez choisir de créer :

• Un contrat : utilisé pour créer une réservation officielle associée au client et à la facturation
  Un devis : utilisé pour préparer une proposition ou une estimation avant la confirmation finale du client

Pour créer un devis, sélectionnez Oui dans l’option Créer en tant que devis avant de cliquer sur Soumettre

Réservation

Statut de confirmation

• Confirmé : la réservation est confirmée et bloque la plage horaire afin d’éviter les conflits de réservation
• À confirmer : la réservation est en attente de confirmation et bloque la plage horaire pour éviter les conflits de réservation (affichée en rouge)
• Brouillon : permet de créer des réservations dans des plages horaires déjà utilisées sans générer de conflit

Informations de la réservation

• Activité : sélectionner l'activité associé à la réservation
• Sous-activité : sélectionner une sous-activité, si applicable
• Date : sélectionner la date de la réservation 
• Heure de début et de fin :  définir la durée de réservation
• Site :  sélectionner le site où aura lieu la réservation
• Plateau : sélectionner le plateau
   

Information tarifaires

Type de tarif 

• Manuel 
• Aucun
• Employé
• Événement (tarif fixe)
• Client
• Grille tarifaire
   
• Sélectionner ensuite le Produit associé à la réservation
  Si un tarif autre que Grille tarifaire est sélectionné, le montant peut être modifié manuellement
  
  Cocher la case Facturer la réservation immédiatement afin que la facture associée à cette réservation soit générée immédiatement.

Lorsque cette case est cochée, les champs suivants s'affichent :

• Ajouter les produits sur : sélectionnez Une nouvelle facture ou Une facture existante

Si Une nouvelle facture est sélectionnée :

• Date de la facture : sélectionnez la date de la facture
• Termes de paiement : sélectionnez le terme souhaité dans le menu déroulant

Si Une facture existante est sélectionnée :

• Facture : inscrivez au moins 3 caractères pour rechercher et sélectionner la facture existante
   
• % de rabais (si applicable)
• Code promotionnel (si applicable)
   

Récurrences

Vous pouvez planifier des réservations récurrentes en sélectionnant les dates souhaitées dans le calendrier.

• Cliquer sur les jours de semaine (L-M-M-J-V-S-D) pour appliquer la récurrence à tous les jours d'un mois
• Pour afficher plus de mois, cliquer sur le bouton bleu Afficher plus de mois
   

Services

Ajoutez des services au contrat si nécessaire :

• Cliquer sur Ajouter
• Sélectionner le service
• Sélectionner le produit associé
• Répéter pour ajouter plusieurs services au contrat

Les services doivent avoir préalablement été créés dans Contrats - Services
 

Aménagement

Cette section vous permet d’indiquer les équipements ou installations nécessaires à la réservation.

S’il y a lieu, cochez les aménagements requis pour cette réservation. Les options disponibles peuvent varier selon le site ou le plateau sélectionné.

Les aménagement doivent avoir préalablement été créés dans Plateaux - Aménagement
 

Contact et Note

Cette section vous permet d’ajouter des informations complémentaires associées à la réservation et au contrat.

Informations de contact

Permet d’inscrire les coordonnées ou informations de la personne à contacter concernant cette réservation.

Note sur la facture

Permet d’ajouter une note qui sera affichée sur la facture du client.

Note publique

Permet d’ajouter une note visible dans les informations de la réservation et du contrat.

Note interne

Permet d’ajouter des notes internes destinées uniquement aux utilisateurs de votre organisation, ces notes ne sont pas visibles par le client.
 

Soumettre la réservation

Une fois toutes les informations complétées, cliquez sur le bouton bleu Soumettre situé en bas à droite de la fenêtre pour enregistrer la réservation et le contrat.