Changer un membre de groupe
Découvrez comment changer un membre de groupe
Written by Melanie Bujold
Updated at November 6th, 2024
Le système vous permet de modifier le groupe d'un membre si celui-ci a sélectionné le mauvais produit ou groupe lors de son inscription.
La facture sera automatiquement ajustée en fonction des produits annulés ou ajoutés, tout en conservant le même numéro.
Le système ne générera pas de nouvelle facture, mais modifiera celle déjà existante, que le prix des nouveaux produits soit identique, supérieur ou inférieur à celui des produits annulés. Si le prix diffère, qu'il soit supérieur ou inférieur, il sera automatiquement ajusté dans le dossier du client.
Au bas de la facture, vous pourrez consulter les informations précédemment facturées. Un tableau intitulé Historique des modifications affichera les informations suivantes : la colonne Date indiquera la date à laquelle cette facture a été générée, tandis que la colonne Montant affichera le montant facturé. En cliquant sur l'une des lignes de modification, vous pourrez consulter les produits qui ont été facturés précédemment.
La procédure pour changer de groupe un membre variera en fonction du statut de son inscription, qu'elle soit en attente ou acceptée.
Quel est le statut d'inscription du membre dont vous souhaitez modifier le groupe ?
- Cliquer sur le menu Inscription en ligne - En attente d'acceptation.
- Rechercher le membre à l'aide de la loupe dans la colonne Nom.
- Cliquer sur le bouton En attente au bout à gauche du membre.
- Sous la section Liste des inscriptions, cliquer sur Changer de groupe.
- La partie du haut, Sélectionner un groupe (Saison / Sous-saisons / Activités / Catégorie / Groupe), vous permet de changer le membre de groupe en sélectionnant l'activité, la catégorie, le groupe ainsi que le produit souhaité.
- La section Produits ajoutés, vous indique le nouveau produit ainsi que le prix ce dernier. Si vous le souhaitez, il est possible de modifier le prix dans la case Prix unitaire.
- Vous pouvez aussi ajouter des produits supplémentaires à la facture en cliquant sur le + dans la section Produit et en sélectionnant le produit souhaité. Le produit sera ajouté à la facture (par exemple, si le client a oublié de sélectionner son rabais pour le deuxième enfant ou d’ajouter un chandail à son inscription).
- La section Produits retirés, vous indique le produit qui a été facturé lors de l'inscription initiale et qui sera crédité.
IMPORTANT : la colonne Ajustement total montre les modifications apportées à la facture. Dans le cas du changement de groupe mentionné ci-dessous, le client sera facturé 340$ pour le nouveau produit et crédité de 275$ pour le produit initialement facturé.
- S’il y a plusieurs produits sur la même facture, mais que vous souhaitez modifier un seul produit, il vous suffit de mettre la quantité et le prix à zéro pour les produits que vous ne souhaitez pas annuler (par exemple, rabais enfant, frais administratifs, achat de chandail, etc.).
- N'oubliez pas de cliquer sur Soumettre dans le bas de la page à droite pour confirmer votre changement de groupe.
- Cliquer sur le menu Membres - Liste des membres.
- Rechercher le membre à l'aide de la loupe dans la colonne Nom.
- Sélectionnez l'onglet Inscription et cliquez sur le groupe dans lequel vous souhaitez effectuer le changement, en utilisant le dernier lien bleu.
- Dans le groupe, à droite du nom du membre, cliquez sur le bouton Changer de groupe.
- La partie du haut, Sélectionner un groupe (Saison / Sous-saisons / Activités / Catégorie / Groupe), vous permet de changer le membre de groupe en sélectionnant l'activité, la catégorie, le groupe, ainsi que le produit souhaité.
- La section Produits ajoutés, vous indique le nouveau produit ainsi que le prix ce dernier. Si vous le souhaitez, il est possible de modifier le prix dans la case Prix unitaire.
- Vous pouvez aussi ajouter des produits supplémentaires à la facture en cliquant sur le + dans la section Produit et en sélectionnant le produit souhaité. Le produit sera ajouté à la facture (par exemple, si le client a oublié de sélectionner son rabais pour le deuxième enfant ou d’ajouter un chandail à son inscription).
- La section Produits retirés, vous indique le produit qui a été facturé lors de l'inscription initiale et qui sera crédité.
IMPORTANT : la colonne Ajustement total montre les modifications apportées à la facture. Dans le cas du changement de groupe mentionné ci-dessous, le client sera facturé 340$ pour le nouveau produit et crédité de 275$ pour le produit initialement facturé.
- S’il y a plusieurs produits sur la même facture, mais que vous souhaitez modifier un seul produit, il vous suffit de mettre la quantité et le prix à zéro pour les produits que vous ne souhaitez pas annuler (par exemple, rabais enfant, frais administratifs, achat de chandail, etc.).
- N'oubliez pas de cliquer sur Soumettre dans le bas de la page à droite pour confirmer votre changement de groupe.
En fonction du changement de groupe, le prix de l'inscription peut varier.
Que le membre soit accepté ou non, la facture sera automatiquement ajustée en fonction des produits annulés et ajoutés, tout en conservant le même numéro.
Le système ne générera pas de nouvelle facture, mais modifiera celle déjà existante, que le prix des nouveaux produits soit identique, supérieur ou inférieur à celui des produits annulés. Si le prix diffère, qu'il soit supérieur ou inférieur, il sera automatiquement ajusté dans le dossier du client.
Est-ce que le montant de la facture est plus élevé ou moins élevé suite au changement de groupe ?
Si le membre a déjà payé sa facture, mais que le changement de groupe a augmenté le prix de son inscription, un montant dû sera ajouté sur son compte.
Dans cette situation, il est important de faire un Rappel de facture pour informer le client du solde à payer en suivant cette procédure :
- Cliquer sur le menu Finances - Clients
- Rechercher le membre en cliquant sur la loupe de la colonne Nom
- Cliquer sur le bouton bleu Rappel de facture à droite du nom du client
- Une facture s'affichera, cliquer sur Soumettre
Votre client recevra un avis l'invitant à payer le solde dû dans son compte.
Si le membre a payé sa facture, mais que le changement de groupe a diminué le prix de son inscription, un solde créditeur sera ajouté sur son compte.
Vous avez la possibilité de :
- Procéder au remboursement du solde créditeur, pour plus d'information, consulter la documentation, Procéder à un remboursement.
- Faire un paiement de type solde créditeur sur une facture impayée, pour plus d'informations, consulter la documentation, Payer un montant dû avec un solde créditeur.