Annuler l'inscription d'un ou plusieurs membres du groupe
Découvrez comment annuler une inscription pour un ou plusieurs membre du même groupe
Written by Melanie Bujold
Updated at April 2nd, 2025
Index
Pour retirer et annuler l'inscription d'un ou plusieurs membres, vous devez avoir préalablement accepté les membres. Si ces derniers ne sont pas encore acceptés, veuillez consulter la documentation, Inscriptions en attente d'acceptation - Refuser un membre.
Lorsque vous annulez l'inscription d'un membre, seuls les produits liés à l'inscription seront affichés sur la facture. Il est donc essentiel de vérifier la facture pour déterminer si des produits supplémentaires doivent être ajoutés ou retirés.
Les produits connexes (campagne de financement, frais, etc.) ajoutés lors de l'étape Activité du formulaire d'inscription ne s'afficheront pas automatiquement sur la facture d'annulation. Ils devront être ajoutés manuellement. Pour plus de détails, consulter la documentation Validation des inscriptions.
Les licences (frais d'affiliation) ne figureront pas non plus sur la facture d'annulation. Cependant, leur remboursement et leur retrait doivent être effectués directement dans le dossier du membre, elle ne doit PAS être ajoutée à la facture d'annulation. Pour plus de détails, consultez la documentation, Supprimer et rembourser la licence d'un membre.
L'annulation de la facture d'un membre doit être effectué dans le groupe où il est inscrit. Vous devez donc accéder à ce groupe pour procéder à l'annulation.
Accéder au groupe du membre
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Par le menu Inscription en ligne - Acceptées / Refusées
Cliquer sur le menu Inscription en ligne - Acceptées / Refusées, rechercher le membre inscrit à l'aide de la loupe dans la colonne Nom ou Saison. Cliquer sur le nom du groupe dans lequel vous souhaitez annuler son inscription (dernier lien bleu).
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Par le menu Saison
Cliquer sur le menu Saison et accéder au groupe dans lequel le membre s'est inscrit en sélectionnant successivement la Saison, la Sous-Saison, l'Activité, la Catégorie et le Groupe.
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Par le dossier du Membre
Cliquer sur le menu Membres - Listes des membres, rechercher le membre inscrit à l'aide de la loupe dans la colonne Nom et cliquer sur le membre inscrit. Dans l'onglet Inscriptions, cliquer sur le nom du groupe dans lequel vous souhaitez annuler son inscription (dernier lien bleu).
Annuler l'inscription d'un seul membre
Peu importe la méthode utilisée pour accéder au groupe, les prochaines étapes seront les mêmes.
- Cliquer sur le bouton bleu Ajuster/Annuler les inscriptions.
- Dans Type d'ajustement, sélectionner, Ajuster/Annuler une partie du groupe.
Pour l'annulation complète de tous les membres du groupe, consulter la documentation, Annuler un groupe complet.
- Par défaut, la date du jour sera inscrite, vous avez la possibilité de la modifier.
- Cette option est utile en début d'année, lorsqu'il faut ajuster le coût d'inscription admissible au crédit d'impôt pour une activité qui a eu lieu dans l'année fiscale précédente.
- Cette option est utile en début d'année, lorsqu'il faut ajuster le coût d'inscription admissible au crédit d'impôt pour une activité qui a eu lieu dans l'année fiscale précédente.
- Rechercher le membre dans la liste (ordre alphabétique de prénom).
- Cliquer sur le bouton rouge Annuler l’inscription.
Annuler l'inscription de plusieurs membres du même groupe
Si vous avez plus d'un membre à rembourser dans le même groupe, il est possible de faire cette opération en une seule action.
Pour ce faire, vous n'avez qu'à répéter les mêmes étapes décrites ci-dessus pour chacun des membres pour qui vous souhaitez annuler l'inscription.
Méthode d'annulation d'inscription
L'annulation d'une inscription peut inclure des frais supplémentaires et/ou des produits connexes qui figureront dans la facture d'annulation.
Pour poursuivre les étapes d'annulation, sélectionnez l'option qui s'applique à votre cas.
Annuler l'inscription sans facturer des frais supplémentaires
Il est essentiel de se référer à la facture originale afin de s'assurer d'annuler tous les produits facturés.
Si vous souhaitez annuler tous les produits sur la facture sans facturer des frais supplémentaires comme des frais administratifs, veuillez suivre ces étapes :
- Par défaut, la colonne quantité sera à “0” et le montant de chaque produit facturé sera inscrit dans la colonne Ajustement total.
- Les montants qui ont été facturés seront en négatif dans la colonne Ajustement total alors que le montant crédité comme un rabais famille seront en positif.
- Ne faites pas de changement dans la quantité et le montant afin que tous les produits facturés soient annulés.
- Les montants qui ont été facturés seront en négatif dans la colonne Ajustement total alors que le montant crédité comme un rabais famille seront en positif.
Rembourser les frais de service Splex
Si votre organisation facture les frais de service Splex au client, il vous sera possible de rembourser les frais de service payé par le client, en cochant la case Rembourser les frais de service Splex.
Cependant, veuillez noter que Splex ne rembourse pas les frais de service. Si vous remboursez ces frais à vos clients, le montant des frais sera tout de même facturés à votre organisation.
- Cliquer sur Soumettre pour confirmer l'annulation de l'inscription.
Si des produits sont manquants dans la liste des produits annulés (autres que la licence) , veuillez vous référer à l'étape suivante afin d'ajouter les produits à annuler à votre facture.
Remboursements
Bien que vous ayez annulé la facture, le client n'a pas encore été remboursé. Pour procéder au remboursement, veuillez consulter la documentation, Procéder à un remboursements.
Annuler l'inscription en facturant des frais supplémentaires
Il est essentiel de se référer à la facture originale afin de s'assurer d'annuler tous les produits facturés.
Si vous souhaitez annuler tous les produits sur la facture, mais en facturant des frais supplémentaires comme des frais administratifs, veuillez suivre ces étapes :
- Ne faites pas de changement dans la quantité et le prix des produits à rembourser.
- Cliquer sur le + dans le coin inférieur gauche de la case pour ajouter le produit (frais) à la facture du membre.
- Dans le menu déroulant, sélectionner le produit (frais ) que vous souhaitez facturer.
- Inscrivez la quantité souhaitée et inscrivez le montant souhaité dans la colonne Prix unitaire.
- La colonne de droite Ajustement totale reflète ce qui sera crédité et facturé sur la facture d’annulation.
- Dans le cas ci-dessous, le membre sera crédité de 275$ pour son inscription, des frais d'administration de 25$ seront ajoutés sur la facture, le montant à rembourser sera donc de 250$.
Rembourser les frais de service Splex
Si votre organisation facture les frais de service Splex au client, il vous sera possible de rembourser les frais de service payé par le client, en cochant la case Rembourser les frais de service Splex.
Cependant, veuillez noter que Splex ne rembourse pas les frais de service. Si vous remboursez ces frais à vos clients, le montant des frais sera tout de même facturés à votre organisation.
- Cliquer sur Soumettre pour confirmer l'annulation de l'inscription.
Remboursements
Bien que vous ayez annulé la facture, le client n'a pas encore été remboursé. Pour procéder au remboursement, veuillez consulter la documentation, Procéder à un remboursements.
Ajouter les produits connexes à l'annulation d'inscription
Il est essentiel de se référer à la facture originale afin de s'assurer d'annuler tous les produits facturés.
Tous les produits connexes ajoutés à la facture du client ne s'afficheront pas lorsque vous procéderez à l'annulation de l'inscription. Vous devez donc les ajouter afin de vous assurer d'annuler tous les produits facturés au client.
Dans un tel cas, nous vous suggérons de procéder à la validation des inscriptions afin que les produits s'ajoutent automatiquement sur la facture d'annulation vous évitant ainsi d'oublier de créditer certains produits. Il est toutefois aussi possible de procéder en suivant les étapes ci-dessous. Pour plus d'informations sur la validation d'inscription, consulter la documentation, Validation des inscriptions.
Si vous souhaitez supprimer et rembourser la licence (frais d'affiliation), veuillez consulter la documentation, Rembourser la licence d'un membre. Vous devez supprimer la licence dans le dossier du membre afin de procéder au remboursement de celle-ci.
Pour ajouter les produits connexes à la facture d'annulation, veuillez suivre ces étapes :
- Ne faites pas de changement dans la quantité et le prix des produits à rembourser.
- Cliquer sur le + dans le coin inférieur gauche de la case pour ajouter le produit connexe à la facture du membre.
- Vous pouvez ajouter le nombre de produits souhaités ainsi que des frais d'administration
- Dans le menu déroulant, sélectionner le produit connexe que vous souhaitez ajouter à la facture.
- S'il s'agissait d'un produit facturé, inscrivez la quantité en négatif et le montant en positif dans la colonne Prix unitaire.
- S'il s'agissait d'un produit crédité (rabais), inscrivez la quantité en positif et le montant en négatif dans la colonne Prix unitaire.
- La colonne de droite, Ajustement totale reflète ce qui sera crédité et facturé sur la facture d’annulation.
- Dans le cas ci-dessous, le membre sera crédité de 275$ pour son inscription et les frais payé de 150$ pour la campagne de financement ont été ajouté à la facture d'annulation, le montant à rembourser sera donc de 425$.
Rembourser les frais de service Splex
Si votre organisation facture les frais de service Splex au client, il vous sera possible de rembourser les frais de service payé par le client, en cochant la case Rembourser les frais de service Splex.
Cependant, veuillez noter que Splex ne rembourse pas les frais de service. Si vous remboursez ces frais à vos clients, le montant des frais sera tout de même facturés à votre organisation.
- Cliquer sur Soumettre pour confirmer l'annulation de l'inscription.
Remboursements
Bien que vous ayez annulé la facture, le client n'a pas encore été remboursé. Pour procéder au remboursement, veuillez consulter la documentation, Procéder à un remboursements.
Visualiser la modification de facture
Cliquer sur le menu Finances - Clients et rechercher le client (payeur) pour lequel vous avez annulé l'inscription.
Sélectionner le client afin d'accéder à son dossier et cliquer sur l'onglet Facture. Toutes les factures du client s'afficheront dans un tableau, vous n'avez qu'à cliquer sur la facture souhaité afin de la visualiser.
Si le client a payé sa facture, celle-ci sera automatiquement ajustée en fonction des produits annulés, tout en conservant le même numéro. Le système ne créera pas de nouvelle facture, mais modifiera celle déjà existante.
Au bas de la facture, vous pourrez consulter les informations précédemment facturées. Un tableau intitulé Historique des modifications affichera les informations suivantes : la colonne Date indiquera la date à laquelle cette facture a été générée, tandis que la colonne Montant affichera le montant facturé. En cliquant sur l'une des lignes de modification, vous pourrez consulter les produits qui ont été facturés précédemment.