Cette page vous permet de consulter et de gérer toutes les informations liées au contrat d'un client : ses réservations, ses services, sa facturation et ses contrats générés.
 

Accéder au contrat d'un client

• Dans Contrats - Liste des contrats, recherchez le contrat souhaité
• Cliquez sur l'icône à gauche de la ligne

La page du contrat s'ouvre avec cinq onglets : Information, Réservations, Services, Comptabilité et Contrats générés.

Générer le contrat

Une fois les réservations du client créées dans Planificateur - Calendrier, vous devez générer le contrat pour le transmettre au client.

• Cliquez sur le bouton bleu Générer le contrat en haut de la page
• Le contrat généré sera accessible dans l'onglet Contrats générés

Onglet Information

Cet onglet affiche les informations générales du contrat et permet de les modifier.
 

Détails du client

Affiche les coordonnées du client associé au contrat : langue, adresse, courriel et numéro de téléphone.
 

Champs modifiables

• Numéro : numéro du contrat (généré automatiquement)
• Modèle de contrat : modèle utilisé pour ce contrat
• Statut : Ouvert ou Fermé
• Description : description ou nom interne du contrat
• Année : année associée au contrat
• Type de dépôt : type de dépôt applicable, si nécessaire
• Montant/pourcentage dépôt : montant ou pourcentage du dépôt
• % de rabais à appliquer aux factures : pourcentage de rabais appliqué automatiquement aux factures
• Signature : indique si le contrat a été signé (Oui ou Non)
• Permettre de payer les factures associées à ce contrat en ligne : activez cette option pour permettre au client de payer ses factures en ligne
• Note interne : note visible uniquement par votre équipe
• Note publique : note visible par le client dans le contrat généré

Cliquez sur Soumettre pour enregistrer les modifications.

Onglet Réservations

Cet onglet affiche la liste des réservations liées à ce contrat.

Colonnes du tableau

• No réservation : numéro et nombre de sous-plages
• Date : date et durée en minutes
• Jour : jour de la semaine
• Heure début / Heure fin : horaire de la réservation
• Plateau : plateau associé
• Facture : numéro de facture lié
• Statut : statut de la réservation (Actif ou Annulé)
   

Icônes d'action

• : ouvre une fenêtre pour modifier la réservation
• : dissocie la réservation de ce contrat
• : ouvre une fenêtre pour modifier la facturation de la réservation

Filtrer les réservations

Cliquez sur le bouton Filtres pour affiner la liste des réservations affichées.

Les filtres disponibles sont :

• Date : filtrer par plage de dates en sélectionnant la date dans le calendrier
• Jour : filtrer par jour de la semaine en sélectionnant le ou les jours souhaités dans le menu déroulant
• Heure début : filtrer par heure de début
• Heure fin : filtrer par heure de fin
• Statut : filtrer par statut de la réservation en sélectionnant le statut dans le menu déroulant

Lorsqu'un filtre est actif, une bulle bleue s'affiche sur le bouton Filtres.

Cliquez sur Effacer tous les filtres pour réinitialiser les critères.
 

Actions sur les réservations sélectionnées

Cochez une ou plusieurs réservations à gauche, puis utilisez le menu Actions à droite pour :

• Facturer les réservations
• Supprimer la réservation 
• Annuler la réservation 

Facturer les réservations

Cette action génère la facture des réservations sélectionnées.

Cliquez sur Actions puis sur Facturer les réservations. Une fenêtre s'ouvre :

• Dans le champ Ajouter les produits sur, sélectionnez :
  • Nouvelle facture : crée une nouvelle facture
  • Facture existante : inscrivez au moins 3 caractères pour rechercher et sélectionner une facture existante
• Termes de paiement : sélectionnez le terme souhaité dans le menu déroulant 
  • Dû dans 10 jours, 15 jours, 30 jours, 45 jours, 60 jours ou 90 jours, Dû sur réception, Dû à la date spécifiée, Pas de date
• Cochez Inclure les services si vous souhaitez inclure les services cochés dans l'onglet Services à cette facture. Si vous n'avez pas ajouté de services lors de la réservation ou que n'en avez pas coché dans l'onglet Service, ils ne seront pas ajoutés. Les services peuvent également être ajoutés et facturés depuis l'onglet Services.
• Pour chaque réservation affichée, vous pouvez modifier :
  • Rabais : s'il y a lieu, inscrivez le pourcentage ou montant de rabais à appliquer
  • Type de tarif : si nécessaire, modifiez le type de tarif 
  • Produit : si nécessaire, modifiez le produit associé 
  • Prix unitaire : si nécessaire, modifiez le prix unitaire si nécessaire
• Cliquez sur Soumettre pour générer la facture

Supprimer la réservation

Supprime définitivement la réservation du contrat et de la facturation.

Annuler la réservation

Annule la réservation avec possibilité de facturer des frais d'annulation. La réservation demeure visible dans le contrat avec le statut Annulé.

Pour plus de détails, consultez la documentation → Planificateur - Liste des réservations
 

Bouton Actions (en haut à droite)

Ce bouton donne accès aux actions suivantes sans nécessiter de sélection préalable :

• Modifier plusieurs réservations 
• Associer une réservation à ce contrat 
• Factures en attente 
• Rapport de réservation 

Modifier plusieurs réservations

Permet de modifier en lot plusieurs réservations selon des critères de recherche définis.

Pour plus de détails, consultez la documentation → Planificateur - Liste des réservations
 

Associer une réservation à ce contrat

Cette action permet de lier une réservation existante qui n'est pas associée à un contrat.

Cliquez sur Actions puis sur Associer une réservation à ce contrat.

Une fenêtre s'ouvre avec la section Réservations :

• Dans le champ Réservation, inscrivez au moins 3 caractères pour rechercher la réservation souhaitée
• Sélectionnez la réservation dans la liste affichée (numéro, date et horaire)
• Cliquez sur Ajouter pour associer une autre réservation si nécessaire
• Cliquez sur Soumettre pour confirmer

Si toutes les réservations du client sont déjà associées à un contrat, le message suivant s'affiche : Il n'y a pas de réservation sans contrat pour ce client.
 

Factures en attente

Cette fonctionnalité permet de programmer la facturation automatique des réservations consommées sur une période donnée. Elle est particulièrement utile pour les organisations qui facturent une fois les réservations complétées, par exemple facturer les réservations du 1er au 28 février en date du 1er mars

Cliquez sur Actions puis sur Factures en attente. Une fenêtre s'ouvre :

• Cliquez sur Actions puis sur Factures en attente
• Cliquez sur le bouton bleu Ajouter
• Inscrivez la date à laquelle la facture doit être créée automatiquement
• Inscrivez la date de début des réservations à facturer
• Inscrivez la date de fin des réservations à facturer
• Cliquez sur Ajouter pour programmer une autre facture en attente si nécessaire
• Cliquez sur Soumettre pour enregistrer

Rapport de réservation

Cette action génère et télécharge automatiquement un fichier Excel contenant le détail de toutes les réservations liées à ce contrat.

Cliquez sur Actions puis sur Rapport de réservation. Le fichier se télécharge automatiquement.

Le fichier Excel contient les colonnes suivantes : Client, Plateau, Date, Date de début, Date de fin, Jour, Nb minutes, Durée (heures), Heure début, Heure fin, Activité, Sous-activité, Vestiaire local, Vestiaire visiteur, Réservation, Statut, Statut confirmation, Nb Participants, Nb Spectateurs, Type de plateau.
 

Ajouter une réservation

Cliquez sur le bouton bleu Ajouter pour créer une nouvelle réservation directement depuis ce contrat. La fenêtre de création est identique à celle utilisée dans Planificateur - Calendrier.

Pour plus de détails, consultez la documentation → Planificateur - Calendrier
 

Onglet Plages horaires

Cet onglet affiche toutes les plages horaires des réservations associées au contrat. Si les plages horaires d'une réservation ont été séparées en blocs, chacune des plages s'affiche distinctement.

Le tableau affiche les colonnes suivantes :

• Actions
• No réservation
• Date
• Heure début
• Heure fin
• Jour
• Plateau
• Activité
• Équipe (vestiaire)
• Statut
   

Filtrer les plages horaires

Cliquez sur le bouton Filtres pour afficher les critères suivants :

• No réservation
• Date : filtrez par plage de dates (du ... au ...)
• Heure début
• Heure fin
• Jour
• Plateau
• Activité : champ texte libre, selon les activités configurées par l'organisation dans le menu Planificateur - Configuration, onglet Activité
• Statut : sélectionnez un statut dans le menu déroulant (En attente, Actif, Annulé, Refusé, Brouillon)

Cliquez sur Effacer tous les filtres pour retirer les critères appliqués.

Modifier une plage horaire

Cliquez sur l'icône à gauche d'une plage horaire pour l'ouvrir.

Cet onglet permet uniquement de consulter les plages horaires. Aucun bouton Ajouter ni action de suppression n'y est disponible.

Onglet Services

Cet onglet affiche les différents services configurés dans Contrats - Services, regroupés par type de service.

Le tableau affiche les colonnes suivantes :

• Actif : case à cocher pour activer le service sur ce contrat
• Nom : nom du service
• Produit : produit associé au service
• Prix : prix du service (modifiable lorsque que vous sélectionnez)
• Quantité : quantité du service (modifiable lorsque que vous sélectionnez)
• Factures : numéros des factures (si celui a été facturés)

Pour activer et configurer un service :

• Cochez la case Actif du service souhaité
• Modifiez le prix et la quantité si nécessaire
• Cliquez sur l'icône à gauche de la ligne pour enregistrer les modifications
• Cliquez sur l'icône pour annuler les modifications et renverser les changements effectués sur ce service

Une fois les services configurés, cliquez sur le bouton bleu Facturer les services. Une fenêtre s'ouvre :

• Dans le champ Ajouter les produits sur, sélectionnez :
  • Nouvelle facture : crée une nouvelle facture
  • Facture existante : inscrivez au moins 3 caractères pour rechercher et sélectionner une facture existante
• Vérifiez la quantité, le prix unitaire et le rabais pour chaque service
• Cliquez sur Soumettre pour générer la facture

Onglet Comptabilité

Cet onglet regroupe toutes les informations financières liées au contrat, réparties en quatre sections.

Factures

Affiche la liste des factures générées pour ce contrat.

• Icône : visualiser le détail de la facture
• Colonnes : No facture, Client, Échéance, Balance, Note, Statut

Rabais

Affiche les rabais appliqués au contrat. Le tableau présente les colonnes suivantes :

• No facture : numéro de la facture de rabais créée automatiquement
• Client : nom du client
• Échéance : date d'échéance
• Balance : balance et total du rabais
• Note : note associée au rabais
• Statut : statut de la facture de rabais (ex. Crédit)
• Actions : icône pour visualiser la facture de rabais

Pour ajouter un rabais, cliquez sur le bouton bleu Ajouter un rabais. Une fenêtre s'ouvre :

• Sélectionnez le produit correspondant au rabais dans le menu déroulant
• Inscrivez la quantité
• Inscrivez le prix unitaire avant taxes applicables
• Dans le champ Facture sur laquelle le rabais sera appliqué, inscrivez au moins 3 caractères pour rechercher ou sélectionnez la facture dans le menu déroulant
• Ajoutez une note si nécessaire
• Cliquez sur Soumettre pour enregistrer

Une fois soumis, une facture de rabais est automatiquement créée et le rabais est automatiquement appliqué sur la facture sélectionnée.

Paiements

Affiche les paiements reçus pour ce contrat. Le tableau présente les colonnes suivantes :

• No : numéro du paiement
• Date : date du paiement
• Client : nom du client
• Type : mode de paiement
• No factures : numéros des factures associées au paiement
• Total : montant total du paiement
• Note : note associée au paiement
• Numéro de référence : numéro de référence du paiement
• Statut : statut du paiement
• Icône œil : visualiser le détail du paiement

Pour ajouter un paiement, cliquez sur le bouton bleu Ajouter. Une nouvelle page s'ouvre :

• Dans le champ Client, inscrivez au moins 3 caractères pour rechercher ou sélectionnez le client dans le menu déroulant
• Sélectionnez le type de paiement dans le menu déroulant
• La section Factures avec solde affiche les factures en attente de paiement pour ce client. Dans la colonne Paiement à droite, inscrivez le montant à appliquer pour chaque facture concernée
• Ajoutez une note si nécessaire
• Cliquez sur Sauvegarder en haut à droite pour enregistrer le paiement
   

Versements

Affiche les versements par carte de crédit planifiés pour ce contrat. Le tableau présente les colonnes suivantes :

• No facture : numéro de la facture associée
• Montant : montant du versement
• Date prévue d'exécution : date prévue du versement
• Exécution : date d'exécution réelle du versement

Ajouter des versements

Cliquez sur le bouton bleu Ajouter. Une fenêtre s'ouvre :

• Dans le champ Facture avec solde, sélectionnez la facture à laquelle appliquer les versements
• Dans la section Date des versements, inscrivez la date du premier versement
• Cliquez sur Ajouter pour planifier des versements supplémentaires et inscrivez la date de chaque versement
• Cliquez sur Soumettre pour enregistrer

Le système répartit automatiquement le montant de la facture en parts égales selon le nombre de versements planifiés. Pour modifier le montant d'un versement, cliquez sur l'icône à gauche de la ligne.
 

Supprimer des versements

Cochez les cases à gauche des versements à supprimer, puis cliquez sur le menu Actions et sélectionnez Supprimer.

Reporter des versements

Cliquez sur le bouton Actions à droite puis sur Reporter des versements. Une fenêtre s'ouvre :

• Inscrivez la date à laquelle reporter les versements
• Inscrivez la date d'exécution à partir de laquelle les versements seront reportés
• Inscrivez la date d'exécution jusqu'à laquelle les versements seront reportés
• Cliquez sur Soumettre pour confirmer

Tous les versements dont la date d'exécution se situe entre les deux dates spécifiées seront repoussés à la nouvelle date.

Paiements à venir

Permet de configurer un échéancier de paiements qui sera affiché dans le contrat transmis au client.

Le tableau affiche les colonnes suivantes :

• Date : date prévue du paiement
• Montant / % : montant ou pourcentage du paiement
• Type paiement : mode de paiement
• Statut : statut du paiement 

À gauche de chaque ligne, cliquez sur l'icône pour enregistrer le paiement lorsqu'il a été encaissé.

Cliquez sur Modifier les paiements à venir pour configurer ou modifier l'échéancier. Une fenêtre s'ouvre.

La fenêtre affiche le solde actuel de la facture ainsi que le champ Montant/pourcentage dépôt si applicable.

Option 1 — Générer les paiements

• Si un dépôt s'applique, inscrivez le montant ou pourcentage du dépôt et sélectionnez la disposition du dépôt dans le menu déroulant :
  • Comme premier paiement
  • Inclure dans le premier paiement
  • Inclure dans le deuxième paiement
  • Distribuer parmi les paiements
• Sélectionnez la fréquence des paiements
• Inscrivez le nombre de paiements
• Sélectionnez le type de paiement
• Sélectionnez la date du premier paiement
• Cliquez sur Générer les paiements

Les paiements générés s'affichent dans le tableau en bas de la fenêtre. Vous pouvez ensuite :

• Modifier la date, le montant, pourcentage et  type de paiement de chaque ligne
• Supprimer un paiement en cliquant sur l'icône à gauche de la ligne
• Cliquer sur + pour ajouter un paiement supplémentaire
• Cliquez sur Soumettre pour enregistrer l'échéancier

Si vous ne souhaitez pas utiliser la génération automatique, cliquez directement sur le + en bas du tableau pour ajouter chaque paiement manuellement et inscrivez les informations suivantes :

• Date : date du paiement
• Montant : montant du paiement
• % : pourcentage du solde à payer attribué à ce paiement
• Type paiement : mode de paiement

Cliquez sur Soumettre pour enregistrer.

Onglet Contrats générés

Cet onglet affiche l'historique de tous les contrats générés pour ce client.

Le tableau affiche les colonnes suivantes :

• Date de génération : date et heure à laquelle le contrat a été généré
• Signé : indique si le contrat a été signé — NON en rouge ou OUI en vert

Pour chaque contrat généré, trois actions sont disponibles :

• Icône : visualiser le contrat généré
• Icône : envoyer le contrat par courriel au client
• Bouton Détails : afficher les détails de signature et les envois par courriel

Envoyer le contrat par courriel

Cliquez sur l'icône pour envoyer le contrat au client. Le courriel est envoyé à l'adresse courriel inscrite dans le dossier du client.

Une fenêtre s'affiche :

Message : vous pouvez inscrire un message personnalisé, qui sera inclus dans le courriel envoyé au client

Si des contacts supplémentaires ont été ajoutés au dossier du client, il est possible de les sélectionner pour leur envoyer le contrat également.

Le client recevra un courriel contenant votre message personnalisé, le contrat et la liste des réservations en pièce jointe, ainsi qu'un lien pour signer le contrat électroniquement.

Si le client a un compte Splex 

Le lien le dirige vers son compte, dans le menu Mes contrats. Il doit cliquer sur l'icône dans la colonne Signature pour accéder à la page de signature, signer dans la zone prévue à cet effet et cliquer sur Signer.

Si le client n'a pas de compte Splex 

Le lien l'amène directement à une page de signature. Il n'a qu'à signer dans la zone prévue et cliquer sur Signer.

Suivi de la signature

Une fois le contrat signé, la colonne Signé passe automatiquement à OUI en vert.

Cliquez sur le bouton Détails pour consulter :

• La signature du client et la date de signature
• L'historique des envois par courriel avec l'adresse courriel et la date d'envoi

Si le contrat a été signé en personne ou par un autre moyen, il est possible de cocher manuellement la case Signé dans la fenêtre Détails.