Rappel de factures
Découvrez comment faire parvenir un rappel de facture impayé à un client
Written by Melanie Bujold
Updated at December 9th, 2024
Le système vous permet de faire un courriel à un membre n'ayant pas encore payé sa facture, et ce en utilisant la fonction Rappel de facture. Le système fera ainsi parvenir à nouveau la facture au client en lui rappelant qu'il a une facture impayée.
Prenez note qu'il sera impossible d'envoyer un rappel de facture pour les factures dont vous avez indiqué un terme, et ce avant la date d'échéance du terme.
Par exemple, si vous avez sélectionné l'option dû dans 90 jours, vous pourrez envoyer le rappel de facture uniquement 90 jours après la date d'achat sur la facture ou si vous avez sélectionné dû à une date spécifique, le rappel de facture sera possible à la date que vous avez spécifiée.
Il est impossible de faire un rappel pour les factures ayant des versements préautorisés de planifiés.
Vous avez deux façons de faire parvenir des Rappels de factures à vos clients, soit en lot ou de façon individuelle.
Rappel de factures en lot
Le rappel de facture en lot vous permet de faire parvenir un rappel à tous vos clients ayant un montant à payer dans leur dossier. Voici les étapes à suivre afin de procéder :
- Cliquer sur le menu Finances - Factures.
- Cliquer sur le bouton bleu, Rappel de factures,en haut à droite.
- Une fenêtre de confirmation s'affichera.
- À la question, Envoyer un rappel pour les factures n'ayant reçu aucun rappel depuis combien de jours, indiquer le nombre de jours dans la case.
- Cette fonction vous permet de faire des rappels de factures fréquemment en vous assurant de ne pas envoyer 2-3 rappels par semaine ou par mois au même client.
- Cette fonction vous permet de faire des rappels de factures fréquemment en vous assurant de ne pas envoyer 2-3 rappels par semaine ou par mois au même client.
- Cochez la case, Inclure les factures sans date d'échéance, si vous souhaitez les inclure à votre envoi.
- Cliquer sur le bouton Soumettre.
Rappel de factures individuel
Le rappel de facture individuel vous permet de faire parvenir un rappel à un seul client précis ayant un montant à payer dans son dossier. Voici les étapes à suivre afin de procéder :
- Cliquer sur le menu Finances - Clients.
- À l'aide de la loupe, rechercher le client dans la colonne Nom.
- Cliquer sur le bouton bleu, Rappel de facture, droite du nom du client.
- Une fenêtre s'affichera vous indiquant les factures pour lesquelles le rappel de facture sera fait.
- Le numéro de facture, la date d'échéance, la balance et la date du dernier rappel seront affichés.
- Le numéro de facture, la date d'échéance, la balance et la date du dernier rappel seront affichés.
- À la question, Envoyer un rappel pour les factures n'ayant reçu aucun rappel depuis combien de jours, indiquer le nombre de jours dans la case.
- Cochez la case, Inclure les factures sans date d'échéance, si vous souhaitez les inclure à votre envoi.
- Cochez la case, Inclure les factures qui n'ont pas été notifiées, si vous souhaitez les inclure à votre envoi.
- Le système fera parvenir uniquement les factures n'ayant pas reçu de rappel de facture dans le nombre de jours déterminés.
- Le système fera parvenir uniquement les factures n'ayant pas reçu de rappel de facture dans le nombre de jours déterminés.
- Cliquer sur le bouton Soumettre.
Dernier rappel de factures
Vous avez la possibilité de voir si un rappel a été fait ou la date à laquelle vous avez fait le dernier rappel de factures dans le menu Finances - Clients.
Dans la colonne Action à droite du nom des clients, le message Dernier rappel : avec la date du dernier rappel s'affichera si vous avez fait un rappel. S'il n'y a pas de date, cela signifie qu'il n'y a pas eu de rappel de factures.
