L'étape Groupes dans la configuration de la structure de vos activités correspond généralement à l'équipe, la plage horaire ou au nom de groupe (ex. : Mardi 18h-19h, Aréna XYZ, Junior 1).

Les participants s'inscrivent dans les groupes, c'est donc à cet endroit que la plupart des configurations et des restrictions sont appliquées.

Créer vos groupes

Cliquez sur le menu Saisons.

Cliquez sur l'icône de la Saison, la Sous-saison, l'Activité et la Catégorie pour laquelle vous souhaitez configurer vos groupes.

Cliquez sur le bouton bleu Ajouter.

Section informations générales

• (facultatif) Cliquez sur l'icône pour ajouter une image au groupe. Sélectionnez l'image depuis votre ordinateur, puis cliquez sur Soumettre pour la télécharger
   
• Dans la case Nom, inscrivez le nom du groupe ou de l'équipe (ex. : Mardi 18h-19h)
   
• (facultatif) Dans la case Abréviation, indiquez l'abréviation du groupe (ex. : M18h-19h)
   
• Dans la case Rang, indiquez un nombre correspondant à la position que le groupe doit occuper dans le menu de votre formulaire d'inscription, par rapport aux autres groupes
   
• Sélectionnez Oui ou Non pour déterminer si le groupe est actif. Si vous sélectionnez Non, le groupe ne sera pas affiché dans le formulaire d'inscription
   
• Indiquez les dates d'activité de votre groupe : cliquez sur les cases Date de début et Date de fin, puis sélectionnez les dates correspondantes dans le calendrier
   

Section Fichiers requis 

Cette section est accessible à toutes les organisations, mais elle sert principalement aux organisations de patinage artistique.

• Dans la case Nom, inscrivez le nom du fichier. Ce nom sera ajouté au fichier de musique téléchargé par vos participants, suivi du nom du participant (ex. : Senior Dames – Programme libre_Jane Doe)
   
• Nous vous suggérons d’inscrire le nom de la catégorie comme nom de fichier, par exemple :
  • Senior Dames – Programme libre
  • Senior Messieurs – Programme libre
  • Maître Élites Adulte plus de 35 ans – Dames 
  • Maître Élites Adulte plus de 35 ans – Messieurs
     
• (facultatif) Ajoutez une Description, qui s'affichera à l'étape de téléchargement de musique du formulaire d'inscription (ex. : Veuillez téléverser votre musique)
   
• Sélectionnez Oui ou Non pour déterminer si le fichier est obligatoire lors de l'inscription
   
• Cliquez sur Ajouter pour ajouter un autre fichier requis, si nécessaire

Section Licence

• Si une licence (frais d'affiliation) doit obligatoirement être ajoutée à l'inscription des membres de ce groupe, sélectionnez la licence souhaitée dans le menu déroulant Licence requise

 
Section Nombre maximum et Liste d'attente

• Dans la case Nombre de membres maximum (laisser vide pour aucune limite), indiquez la capacité maximale de participants pour ce groupe.
   
• Sélectionnez Oui ou Non pour Continuer à accepter les inscriptions même lorsque le quota du groupe est atteint.
  
  • En sélectionnant Oui, les membres peuvent continuer à s'inscrire même si le quota est atteint, sans être placés sur une liste d'attente.
     
  • En sélectionnant Non, les inscriptions supplémentaires sont soit refusées, soit placées sur la liste d'attente, selon la configuration du champ Nombre de places disponibles sur la liste d'attente ci-dessous.
     
• Dans la case Nombre de places disponibles sur la liste d'attente (laisser vide pour ne pas activer de liste d'attente), indiquez le nombre maximal de membres qui peuvent être placés en liste d'attente une fois le quota du groupe atteint.
  
  
  • Si ce champ est laissé vide, aucune liste d'attente n'est pas activée : dès que le quota est atteint, le groupe affiche complet et les nouvelles inscriptions sont bloquées (sous réserve du sélecteur ci-dessus).
     
  • Une fois le nombre de places de la liste d'attente également atteint, le groupe affiche complet et les membres ne peuvent plus tenter de s'inscrire.

Les membres placés en liste d'attente sont consultables et doivent être gérés manuellement à partir du menu Inscriptions en ligne - Groupes avec liste d'attente. 

Cette page affiche, pour chaque groupe ayant des membres en liste d'attente, le nombre de membres en liste d'attente ainsi que le nombre de places disponibles, c'est-à-dire le nombre de membres maximum du groupe moins les membres Actif seulement (les membres En attente d'acceptation et Invité ne sont pas soustraits de ce nombre), et non pas des places dans la liste d'attente elle-même. 

Pour plus de détails sur la gestion des membres en liste d'attente, consultez la documentation → Groupes avec liste d'attente
 

Section Restrictions

Tous les champs de cette section sont facultatifs.

Cette section permet de déterminer des restrictions pour l'inscription à ce groupe (âge, sexe, nombre de participants). Si une restriction est appliquée et qu'un membre ne répond pas aux critères, il sera informé qu'il est non admissible.

• Dans Âge minimal, indiquez l'âge minimum requis pour l'inscription dans ce groupe, dans les cases Années et Mois (ex. : 6 ans et 0 mois).
   
• Dans Âge maximal, indiquez l'âge maximal accepté pour l'inscription dans ce groupe, dans les cases Années et Mois (ex. : 9 ans et 0 mois).
   
• Si vous avez défini un âge minimum et/ou maximum, indiquez dans la case Âge en date du la date à partir de laquelle le participant doit avoir atteint l'âge requis (ex. : 6 ans à partir du 1er septembre 2018).

• Sélectionnez un genre dans Restreindre au genre, si l'inscription à ce groupe est limitée à un genre en particulier.
   

• Sélectionnez des étiquettes ou des rôles, si vous souhaitez accepter uniquement les inscriptions de membres ayant une étiquette ou un rôle précis.
   

• Si vous souhaitez empêcher les membres ayant des soldes impayés de s'inscrire, sélectionnez Oui sous Empêcher les clients ayant des factures en retard de s'inscrire.
  • Si vous sélectionnez Oui, assurez-vous d'inscrire la date avant laquelle toutes les factures doivent être payées afin que l'inscription des membres concernés soit bloquée.
     

Section Informations additionnelles

Tous les champs de cette section sont facultatifs.

Cette section permet de configurer l'ajout automatique d'un Rôle ou d'une Étiquette à tous les membres acceptés dans ce groupe.

S'il y a lieu, cochez les rôles ou les étiquettes que vous souhaitez ajouter dans le dossier des membres qui s'inscriront dans ce groupe.

Section Facturation

Tous les champs de cette section sont obligatoires.

• Dans la case Terme de la facture, sélectionnez le terme de paiement qui sera ajouté à la facture d'inscription du membre.
   

• Cliquez sur le bouton bleu Ajouter un produit afin de lier un produit au groupe. Ce produit sera ajouté à la facture du membre.
  
  
  • Inscrivez les trois premières lettres du produit recherché dans le menu déroulant.
     
  • Indiquez le nombre de fois que le produit sera facturé dans la case Quantité (ex. : pour un produit dont le prix total est de 240 $ pour la session, entrez la quantité 1 ; pour un produit facturé 20 $ par séance, entrez la quantité de séances, soit 10 pour un total de 200 $).
     
• Si plusieurs tarifs s'appliquent (ex. : un produit pour les résidents et un pour les non-résidents ou des produits selon le nombre de séances souhaitées), cliquez sur le bouton bleu Ajouter des produits pour les ajouter.
   

Substituer les produits entre deux dates

Cette fonction permet de configurer des produits différents pour les inscriptions complétées à l'intérieur de périodes précises, ce qui peut être utilisé, par exemple, pour offrir un tarif hâtif ou un tarif tardif pour une même activité.

• Sous Substituer les produits par d'autres entre deux dates, sélectionnez Oui.
   
• Dans Date de début et Date de fin (inclusive), indiquez la période durant laquelle le ou les produits substituts remplaceront le produit de base.
   
• Cliquez sur Ajouter un produit pour lier un ou plusieurs produits substituts à cette période (ex. : inscription  hâtive, inscription tardive).
   
• Cliquez sur le bouton Ajouter, sous le bloc de substitution, pour créer une autre période de substitution (ex. : un tarif hâtif en juin et un tarif tardif en octobre).
   

Section Relevés fiscaux

Relevé 24

Si l'activité est éligible au Relevé 24, sélectionnez le type de critère :

• Jour : pour un camp de jour ou un service de garde.
• Semaine : pour un camp de vacances où le participant reste pour la nuit.

Indiquez ensuite le nombre de jours ou de semaines du camp.

Crédit d'impôt

Cochez la case si l'activité est éligible au crédit d'impôt pour activités des enfants.

Cliquez sur Soumettre pour enregistrer les informations configurées dans le groupe.

Éditer les informations de votre groupe

Pour éditer les informations de votre groupe, cliquer sur l'icône à gauche du groupe que vous souhaitez modifier.

Apporter les modifications souhaitées et cliquer sur le bouton bleu Soumettre dans le bas de la page à droite.

Trier les colonnes

En cliquant sur les entêtes Nom, Rang et Statut vous avez la possibilité de trier les colonnes afin d'afficher les ligne de votre tableau en ordre croissant ou décroissant.

Copier ou Supprimer un groupe

• Cocher la case à droite de l'élément que vous souhaitez copier ou supprimer
   
• Dans le menu Action en haut à gauche sélectionner l'action souhaité Copier ou Supprimer dans le menu déroulant.

• Si vous sélectionnez Copier, une fenêtre s'affichera pour vous permettre d'inscrire le nom du Groupe
   
• Indiquer le rang, soit l'ordre dans lequel vous souhaitez que vos Groupes s'affichent 
   
• Inscrivez ensuite le nombre de jour des éléments du Groupe
  • Si vous souhaitez reporter d'une année, inscrivez 365 jours
  • Si vous souhaitez conserver les mêmes dates, inscrivez 0
  • Il vous sera possible d'éditer les dates inscrite après la création de votre Groupe en éditant les données de votre Groupe.
     
• Cliquer sur le bouton bleu Soumettre pour sauvegarder

Accéder aux membres inscrits dans un groupe

Cliquer sur l'icône pour accéder aux membres inscrits dans un groupe.

Ajuster ou Annuler une inscription

Cliquer sur l'icône pour ajuster ou annuler une inscription d'un membre dans un groupe.

Pour plus d'informations sur les étapes afin d'ajuster ou annuler une inscription, consulter la documentation suivante :

Ajuster l'inscription d'un ou plusieurs membres dans un groupe

Annuler l'inscription d'un ou plusieurs membres dans un groupe

Annuler les inscriptions d'un groupe complet