L'étape Groupes dans la configuration de la structure de vos activités correspond généralement à l’équipe, la plage horaire ou au nom de groupe (ex. : Mardi 18h-19h, Aréna XYZ, Junior 1, etc.).

Les participants s'inscrivent dans les groupes, c'est donc à cet endroit que la plupart des configurations et des restrictions seront appliquées.

Voici les étapes à suivre pour créer vos groupes :

• Cliquer sur le menu Saisons.
   
• Sélectionnez ensuite la Saison, la Sous-Saison, l'Activité et la Catégorie où vous souhaitez configurer vos groupes.
   
• Cliquer sur le bouton Ajouter.
   

Section informations générales et Licences

• (facultatif) Cliquez sur l'icône pour ajouter une image au groupe. Sélectionnez l'image depuis votre ordinateur et cliquez sur Soumettre pour la télécharger. 
   
• Dans la case Nom, inscrivez le nom du groupe ou de l’équipe (ex. : mardi 18h-19h)
   
• (facultatif) Dans la case Abréviation, indiquez l'abréviation du groupe. (ex. : M18h-19h) 
   
• Dans la case Rang, indiquez le nombre correspondant à la position que le groupe doit occuper dans le menu déroulant (position par rapport aux autres groupes).
   
• Sélectionnez Oui ou Non pour déterminer si le groupe est actif. Si vous sélectionnez Non, le groupe ne sera pas affiché dans le formulaire d'inscription.
   
• Indiquez les dates d'activité de votre groupe, cliquer sur la case Date de début et Date de fin, puis sélectionner la date correspondante dans le calendrier.
   
• Si une licence (frais d'affiliation) doit obligatoirement être ajoutée à l'inscription des membres de ce groupe, sélectionnez la licence souhaitée dans le menu déroulant.
  • La licence doit avoir préalablement été créée dans le menu Licence. Pour plus de détails, consultez la documentation, Créer une licence (frais d'affiliation).
     

Section Restrictions

Tous les champs de cette section sont facultatifs.

Cette section permet de déterminer des restrictions pour l’inscription à ce groupe (âge, sexe, nombre de participants). Ces champs sont facultatifs. Si une restriction est appliquée et qu'un membre ne répond pas aux critères, il sera informé qu’il est non-admissible.

• Dans la case Âge minimal, indiquez l’âge minimum en mois pour l'inscription dans ce groupe  (par exemple : 6 ans = 72 mois). 
   
• Dans la case Âge maximal, indiquer l’âge maximal en mois pour l'inscription dans ce groupe (par exemple : 9 ans = 108 mois).
   
• Si vous avez défini un âge minimum et/ou maximum, vous devez spécifier dans la case Âge en date du, la date à partir de laquelle le participant doit avoir atteint l'âge requis (par exemple : 6 ans à partir du 1er septembre 2018).
   
• Sélectionnez le genre si l'inscription dans ce groupe est limitée aux femmes ou aux hommes seulement.
   
• Dans la case Nombre de membres maximum, indiquez la capacité maximale de participants pour ce groupe.
   
• Sélectionnez OUI ou NON dans la section Continuer à accepter les inscriptions même lorsque le quota est atteint.
  
  • En sélectionnant, OUI, les membres pourront continuer de s'inscrire, et ce même si le quota est atteint.
     
  • En sélectionnant, NON, les inscriptions seront fermées dès que le quota maximum de membres sera atteint, incluant les inscriptions en attente et acceptées. 
     
• Sélectionnez des étiquettes ou des rôles, si vous souhaitez accepter uniquement les inscriptions de membre ayant une étiquette ou un rôle précis.
  • L'étiquette ou le rôle doit avoir préalablement déjà été ajouté dans le dossier du membre. Pour plus de détails, consultez la documentation, Membres.
     
• Si vous souhaitez empêches des membres ayant des soldes impayés de s'inscrire, cocher la case, Oui, sous Empêcher les clients ayant des factures en retard de s'inscrire.
  • Si vous avez sélectionné, Oui, assurez-vous d'inscrire la date avant laquelle les factures doivent être payées afin que l'inscription des membres soit bloquée. 
     

Section Informations additionnelles

Tous les champs de cette section sont facultatifs.

Cette section vous permet de configurer l'ajout automatique d'un Rôle ou d'une Étiquette pour tous les membres acceptés dans ce groupe.

Contrairement aux rôles, vous devez avoir préalablement créé les étiquettes dans le menu Membres pour qu’elles s’affichent dans le menu déroulant. Pour plus de détails, consultez la documentation, Membres - Étiquettes.

• S'il y a lieu, cochez les rôles ou les étiquettes que vous souhaitez ajouter dans le dossier des membres qui s'inscriront dans ce groupe.

Section de facturation

Tous les champs de cette section sont obligatoires.

• Dans la case Terme sur la facture, sélectionnez le terme de paiement qui sera ajouté à la facture d'inscription du membre.
  
  
  • Afin d'avoir la possibilité de faire des rappels de facture à payer, nous vous suggérons de sélectionner les termes, Dû sur réception ou Pas de date. 
     
  • Autrement, en sélectionnant un terme avec un nombre de jours (par exemple dû dans 90 jours), vous ne pourrez pas faire parvenir un rappel de paiement de facture au client uniquement après 90 jours à compter de la date de facturation.
     
• Cliquer sur le bouton bleu Ajouter un produit afin de lier un produit au groupe et qui sera ajouté à la facture du membre. 
  
  
  • Inscrivez les premières lettres du produit rechercher dans le menu déroulant.
     
  • Indiquez le nombre de fois que le produit sera facturé dans la case Quantité.
    
    
    • Si vous avez créé un produit dont le prix total est de 240$ pour la session, entrez la quantité de 1. Par exemple, session de perfectionnement Été à 240$.
       
    • Si vous avez créé un produit dont le prix est par séance, entrez la quantité de séances. Par exemple pour des sessions de perfectionnement dont le prix est de 20$ par séance, entrez la quantité de 10 pour un montant total de 200$, la quantité de 12 pour un montant total de 220$, etc.
       
• Si plusieurs tarifs s'appliquent, par exemple un produit pour les résidents et un pour les non-résidents ou des produits selon le nombre de séances souhaitées par le participant, cliquer sur le bouton bleu, Ajouter des produits afin de les ajouter.  

Section Relevés fiscaux

Relevé 24

• Si l'activité est éligible au Relevé 24, sélectionner le type de critère :
  • Jour : sélectionnez cette option pour un camp de jour ou un service de garde.
  • Semaine : sélectionnez cette option pour un camp de vacances où le participant reste pour la nuit.
     
• Indiquer le nombre de jour ou semaine du camp de jour ou du camp de vacances.

Crédit d'impôt 

• Cochez la case si l'activité est éligible au crédit d'impôt pour activités des enfants.

• Cliquer sur Soumettre pour enregistrer les informations configurées dans le groupe.