Splex vous permet de traiter chaque inscription reçue, et ce dès qu'un client a rempli et soumis son formulaire d'inscription en ligne. 

Toutes les inscriptions des membres faites par le formulaire d'inscription en ligne doivent être traitées à partir du menu Inscriptions en ligne - En attente d'acceptation.

Tableau des inscriptions en attente d'acceptation

Dans cette page un tableau s'affichera vous indiquant les informations suivantes :

• Date : Cette colonne vous indique la date et l'heure à laquelle l'inscription a été complétée
  • Par défaut, les inscriptions les plus récentes s'affichent en premier, mais vous pouvez modifier cet ordre en cliquant sur l'entête de la colonne.
     
• Saison : Cette colonne affiche les détails de l'activité à laquelle le client est inscrit (saison, sous-saison, activité, catégorie et groupe). Les étapes de la saison sont cliquables et vous dirigeront vers le menu Saison.
   
• Nom : Cette colonne vous indique le nom du participant inscrit à l'activité. S'il s'agit de l'inscription d'un enfant, le nom du parent sera affiché sous celui de l'enfant.
  • En cliquant sur les liens bleus, vous serez redirigés vers le dossier du membre correspondant. (menu Membres - Liste des Membres).
     
• Numéro de facture : Cette colonne affiche le numéro de facture généré après l'inscription du participant. En cliquant sur le numéro, vous pourrez consulter la facture et vérifier que le client a sélectionné les bons produits et appliqué les bons rabais (exemple : valider les rabais, le choix des produits, des frais non-résidents, etc.).
  • En cliquant sur le nom du client situé sous le numéro de facture, vous serez dirigés vers le dossier financier du client (menu Finances - Clients).
     
• Facture : Cette colonne affiche le montant total de la facture et la balance à payer. Si le solde est inférieur au montant total, cela signifie qu'un paiement partiel ou complet a déjà été effectué.
   
• Statut : Cette colonne vous indique le statut de la demande d'inscription. Le statut sera toujours En attente dans ce menu. Cependant, dès que l'inscription sera traitée, celle-ci sera dirigée vers le menu Acceptées/Refusées.

Accepter les inscriptions en lot

Pour accepter plusieurs inscriptions à la fois, vous devez :

• Cocher la case située à gauche du nom des participants que vous souhaitez accepter.
   
• Cliquer sur le bouton bleu Accepter situé en haut de l'entête à gauche.

• Le système vous demandera de confirmer votre action, cliquer sur Accepter.

• Une fois les inscriptions acceptées, celles-ci seront dirigées vers le menu Acceptées/Refusées.

Traiter les inscriptions individuellement (un membre à la fois)

Pour traiter les inscriptions individuellement, c'est-à-dire un membre à la fois, vous devez cliquer sur le bouton du statut En attente à droite du nom du membre dont vous souhaitez traiter l'inscription.

Après avoir cliqué sur le bouton En attente, vous serez dirigé vers la page détaillant l'inscription du membre. 

Dans le haut de la page, les informations générales du participant et celles du parent s'afficheront (les informations du parent s'affichent uniquement si l'inscription a été faite par ce dernier).

Si des licences sont liées à ce participant, un lien bleu s'affichera sous les informations de ce dernier. Si la licence doit être modifiée ou supprimée, ce lien vous permettra d'accéder plus rapidement à l'onglet licence dans le dossier du membre.

Sous les informations générales du participant, la liste des inscriptions du participant s'affichera. Si celui-ci s'est inscrit dans plus d'un groupe dans le même formulaire d'inscription, chaque inscription sera affichée sur une ligne différente, vous permettant de les gérer une par une.

Dans la colonne Traiter de la liste des inscriptions, trois options vous permettent de faire la gestion des inscriptions de ce membre.

Quelle option souhaitez-vous faire pour traiter cette inscription ?

Accepter l'inscription

 

Refuser l'inscription

 

Changer le membre de groupe

 

 

 

• Pour accepter l'inscription du membre, vous n'avez qu'à cliquer sur le crochet. 

• L'inscription sera automatiquement dirigée vers le menu Acceptées/Refusées.
   
• Si le membre était inscrit dans plusieurs groupes, vous devez cliquer sur le crochet pour toutes les inscriptions que vous souhaitez accepter.

 

 

 

• Pour refuser l'inscription du membre, vous n'avez qu'à cliquer sur le X.

• Une fenêtre s'affichera vous indiquant les modifications qui seront effectuées sur la facture. 
   
• Refuser l'inscription d'un membre ne créditera pas les produits connexes et les licences.
  • Il est donc essentiel de bien consulter la facture avant de procéder à cette action afin de s'assurer de créditer tous les éléments qui ont été facturés.

Si des produits connexes ou des licences ont été facturé, nous vous suggérons de consulter la documentation suivantes afin de vous assurez que tous les éléments de la facture soit crédités :

Pour créditer la licence, vous devez la traiter directement dans le dossier du membre. Pour plus de détails, consultez la documentation, Supprimer et rembourser l'inscription d'un membre.

Pour créditer les produits connexes, nous vous suggérons de procéder à la validation des inscription. Pour plus de détails, consultez la documentation, Validation des inscriptions.

 

 

• Il est aussi possible de retirer les produits connexes qui avaient été facturés, en cliquant sur le + dans le bas de la case produit.
  • Sélectionner ensuite le produit;
  • Inscrivez la quantité en négatif et le montant en positif.

Toutefois, la validation des inscriptions vous permet de confirmer que l'ensemble des produits facturés sera bien crédité.

 

 

• La colonne de droite Ajustement totale reflète ce qui sera crédité.
   
• Cliquer sur Soumettre en bas à droite pour confirmer le refus de cette inscription.
   
• Si le membre était inscrit dans plusieurs groupes, vous devez cliquer sur le X pour toutes les inscriptions que vous souhaitez refuser.

 

 

Pour faire un changement à l'inscription du membre, cliquer sur Changer de groupe. Vous pouvez utiliser cette option dans les situations suivantes :

• Le membre ne s'est pas inscrit dans le bon groupe.
   
• Le membre n'a pas sélectionné le bon produit.
  • Par exemple, il a sélectionné le produit résident alors qu'il est non résident).
  • Dans ce cas précis, vous n'avez qu'à modifier le produit.

Pour plus de détails, sur les étapes à suivre pour procéder au changement de groupe, consultez la documentation, Changer un membre de groupe et référez-vous à la section Modifier un membre dont le statut est en attente.

 

Communications envoyées aux membres

Dès que vous traitez une inscription en attente, le client recevra un courriel l'informant que l'inscription a été acceptée ou refusée.